为做好档案的安全保密工作，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》、《普通高等学校档案管理办法》和《湖南师范大学档案管理办法》等规定，制定本制度。
一、工作人员必须贯彻执行党和国家的各项保密法律法规，严格遵守安全保密制度，保守国家秘密，杜绝泄密、失密现象，确保档案材料的秘密和安全。
二、工作人员应认真履行档案接收、查阅、借阅、归还验收、注销登记等手续，不得随意简化手续和扩大借阅范围。不能及时归档的材料，必须做好临时处理、不得随意摆放。接待借阅、查阅档案人员一律在查档室进行。任何人不得私自将档案带出档案馆。
三、工作人员不得私自摘抄、复制档案，不得传播涉密档案内容。严禁将涉密档案内容在互联网上公布。严禁在来往通信、电子邮件、明码电报、无保密措施的有线和无线通讯、基于互联网的即时通讯等中传递涉密档案内容。严禁在公共场所和私人交往中谈论涉密档案内容。
四、未经批准，借阅、查阅档案人员不得将档案带出查档室。借阅人对借出档案的安全负完全责任，应按时归还档案，不得将档案带入公共场所，不得让无关人员接触，不得拆卷、增删、涂改、损毁、转借和丢失。涉密档案和未开放的档案一律不外借。
五、凡涉密档案，实行单独存放，专人管理，非相关人员不得接触。未经批准，任何人不得查阅、摘录、复制涉密档案和未开放的档案。
六、库房是存放档案的重要场所，实行专人管理。未经馆长批准，非库房管理人员严禁入内。严格库房进入登记手续。
七、档案馆存放数字化档案的服务器不得接入校园网以外的互联网。工作人员的计算机不得存储、处理、发送涉密档案信息。
八、工作人员要切实做好防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防尘、防强光的“八防”工作。档案馆严禁吸烟、严禁带入火种或放置易燃易爆等危险物品。
九、凡需销毁超过保管期的档案，必须严格按《湖南师范大学档案鉴定销毁制度》处理。
十、对违反本制度造成档案安全事故和失密、泄密的事件的，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分。构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。
十一、本制度自2014年5月1日起执行。