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1.节假日不对外开放(寒暑假另行通知)。
2.每周四下午政治、业务学习,不对
外开放。
3.工作日每天8:10前,17:20后库房
整理,不对外开放。
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档案馆建设概况

湖南师范大学创建于1938年,现为国家“211工程”重点建设大学,国家“双一流”学科建设高校。学校的档案资料始于创校之年。最初,档案资料由各个部门分别管理。1988年5月,学校成立综合档案室,集中统一管理各类档案资料;综合档案室为科级机构,隶属校办公室领导。1990年12月,省编办同意学校综合档案室改名为档案馆,机构不升格,仍归校办公室管理。1995年11月,档案馆独立建制,成为学校副处级直属二级机构。1995年12月,档案馆晋升为“科技事业单位档案管理国家二级”。2009年,档案馆搬迁至新建独立馆舍,档案工作条件获极大改善。2000年来,学校先后与湖南教育学院、湖南政法管理干部学院、湖南医学高等专科学校合并,各校档案馆(室)对口合并,新的档案馆不断壮大。

档案馆内设技术部、管理利用部和数字化部,总编制8名。馆舍面积2400 m2,其中档案库房约1000 m2。馆藏7个全宗,共有13大门类各类实体档案5.5万余卷(件),数字化纸质档案140万余幅。

学校实行党委和行政统一领导、档案部门归口负责、各方面共同参与的档案工作体制,建立了一张横向到边、纵向到底的档案工作网络。学校成立了档案工作委员会,分管档案工作的校领导任委员会主任,档案工作委员会负责领导、协调全校的档案行政管理工作。档案馆与学校档案工作委员办公室合署办公,具体承担对学校档案工作的行政管理、业务指导和对本校档案永久保存、提供利用两种职能。学校健全了基层档案工作网络,各二级单位指定一名负责人分管该部门的档案工作,并配备一名兼职档案员,负责本部门档案的收集、整理、归档和移交。

学校实行“部门立卷”制度,档案馆负责制订档案管理、业务规范和流程。各立卷部门根据有关规定负责材料的收集、整理、分卷、录入条目和移交。档案馆负责接收各立卷单位初步整理的档案材料,并进行后期完善,形成成品档案,最后完成纸质档案数字化工作。2014年来,学校每年安排专项经费对全校兼职档案员进行业务培训,档案收集数量逐步增加、质量明显提高。近年来,档案馆拓展档案资源收集范围,开始尝试收集学校各业务系统生成的电子数据20万余份。

档案馆构建了人防、物防、技防“三位一体”档案安全保卫体系。制订了档案安全保密制度、档案查阅审批制度、库房管理制度等系列制度。完善了档案安保设施,档案管理“八防”保管保护措施到位。根据有关要求,学校档案库房、档案查阅室和办公室完全分开。建成了现代化档案库房,库房配备了B级原子锁防盗门、避光窗帘、灭火器、空调机、除湿机、温湿度计、长效驱虫药、密集架、数字高清视频监控系统、红外线防盗监控系统、自动气体灭火系统、温湿度监控系统和电子门禁系统等安防设备,实现了全馆的全天录像监控、自动监控报警和档案库房的自动灭火。学校重视网络信息安全,对档案馆局域网加装了单独的防火墙,对网络信息进行物理过滤。在进行档案信息化建设时,选择了经省档案局批准的档案中介服务机构作为合作对象,采用安全可靠的档案管理信息系统。对纸质档案数字化内容进行谨慎选择,对涉密程度很强的重要档案不扫描挂接上网,从源头保证档案内容信息的安全。学校制定了严格的安全责任制度,全力提升“安保至上”意识和安保执行力度。档案馆馆长每年与学校签订安全维稳责任状。馆内安全责任规范到位,有专人负责全馆的安保工作,做到定期检查,发现不安全隐患及时处理。

学校逐步树立大档案、大数据、大平台、大服务理念,把数字档案馆建设列入信息化建设整体规划。2010年来,已经连续实施二期数字档案馆建设,建成了现代化的档案库房和独立可控的局域网及机房,配置了独立的服务器、不间断电源设备、网络安全设备、存储备份设备及高校档案管理系统平台;建成了一个集数据应用、存储备份、安全防护于一体的计算机软硬件系统,实现了馆内自动备份存储及校园网络中心异地数据备份;完成了140万余页纸质档案的数字化加工,录入38万余条档案条目,纸质档案的数字化应用效果非常显著,纸质档案得到进一步保护;升级建成了档案综合管理系统、档案远程服务系统,有效实现档案收集整理、查阅利用的远程网络服务。

学校档案工作成绩优异,得到了上级部门的充分肯定。1996年省人事厅、省档案局授予我校“湖南省档案工作先进集体”称号。2006年来,学校4次获得省档案局授予“省直单位档案工作先进单位”称号;档案馆职工多人获得上级部门授予“档案工作先进个人”荣誉称号。

(相关数据统计截止至2019年5月)