湖南师范大学创建于1938年，是国家“211工程”重点建设大学,国家“双一流”建设高校。学校的档案资料始于创校之年。最初，档案资料由各个部门分别管理。1988年5月，学校成立综合档案室，集中统一管理各类档案资料；综合档案室为科级机构，隶属校办公室领导。1990年12月，省编办同意学校综合档案室改名为档案馆，仍归校办公室管理。1995年11月，档案馆独立建制，成为学校副处级直属二级机构。1995年12月，晋升为科技事业单位国家二级档案馆。2009年，档案馆新建独立馆舍。2000年以来，学校先后与湖南教育学院、湖南政法管理干部学院、湖南医学高等专科学校合并，各校档案馆（室）随之对口合并，新组成的档案馆实力不断壮大。
档案馆内设办公室、技术部、管理利用部和数字化部，总编制8名，现有职工8人，其中高级职称4人、硕士5人。馆舍面积约2000 m2，其中档案库房约1000 m2。馆藏9个全宗，共有15大门类实体档案8.7万余卷（件），数字化纸质档案220万余幅。
学校实行党委和行政统一领导、档案部门归口负责、各二级单位共同参与的档案工作体制。学校档案工作委员会由分管档案工作的校领导任委员会主任，负责领导、协调全校的档案行政管理工作。档案馆具体承担对学校档案工作的行政管理、业务指导和对本校档案永久保存、提供利用两种职能。各二级单位配备一名兼职档案员，负责本部门的档案收集。
学校实行“部门立卷”制度。各立卷部门根据有关规定负责材料的收集、整理、分卷、录入条目和移交；档案馆负责制订档案管理、业务规范，对各立卷单位整理移交的档案材料进行规范化加工，形成成品档案并完成纸质档案数字化扫描。近年来，档案馆拓展档案资源收集范围，改革档案收集整理方式，积极推动档案管理系统与学校业务系统的融合发展，并开展电子档案数字认证，为逐步实现电子文件单套制归档创造有利条件。
档案馆构建了人防、物防、技防“三位一体”档案安全保卫体系。制订了档案安全保密制度，完善了档案安保设施，配备了数字高清视频监控系统、温湿度监控系统、电子门禁系统和自动气体灭火系统等安防设备，实现了重点场所的录像监控、自动报警和档案库房突发事件自动灭火。
学校持续进行档案信息化建设，努力实现实体档案馆向数字档案馆转型。数字档案馆建设列入了学校信息化建设整体规划，通过多期项目建设，数字档案馆平台建设、数字资源建设取得长足进展，档案管理系统初步实现了全业务覆盖、多平台融合、多通道访问，档案远程服务系统基本实现了校内外用户“足不出户”即可线上办理档案查阅利用。
档案馆重视档案业务与档案科研同步发展。近年来，职工获省级、厅级科研课题5项，发表论文20余篇，获省级档案科研论文评比一等奖3项、档案工作评比一等奖1项。
学校档案工作成绩优异，得到多方肯定。省人事厅、省档案局5次授予学校“湖南省档案工作先进集体”、“省直单位档案工作先进单位”等荣誉称号。近年来，学校当选为省直档案工作第二十一协作组组长单位、省档案学会理事单位和省高等教育学会档案专业委员会常务理事单位。档案馆多次获得学校“安全稳定工作先进单位”、“先进基层党组织”、“模范机关工作作风奖”等荣誉称号。
（相关数据统计截止至2023年6月）