湖南师范大学档案实体分类办法

为了适用高等学校档案工作日益发展的需要，实现我校档案实体分类、编号、排架、检索的标准化和规范化，根据国家教委《高等学校档案实体分类法》，结合我校实际，制定本办法。

一、档案实体分类及标识符号

（一）一级类目的划分与标识

一级类目是我校档案实体分类的最高层位。根据档案产生的领域范畴，结合档案记述的内容性质，确定为十个一级类目。一级类目的标识，采用类目名称主词的汉语拼音的第一个字母，如“JX”即“jiao xue（教学的简称）”。其名称、标识符号如下：

（二）二级类目的设置与标识及扩展的三级类目与标识。

二级类目是对一级类目的细分。细分的标准是根据该类档案的形成规律和特点，结合档案记述和反映的内容性质进行设置。二级类目的标识，采用“双位制”，如“综合”为“11”，其余二级类目依次为12、13、……99，但10、20……等带“0”的数字不用。

三级类目是在二级类目的基础上，根据需要扩展的，三级类目的标识方法与符号和二级类目相同。二级类目代号及部份扩展的三级类目代号如下。

1.党群（DQ）二级类目代号

2.行政（XZ）二级类目代号

3.教学（JX）类目代号、三级类目代号

（1）教学（JX）二级类目代号

（2）全日制本、专科教育（JX13）三级类目代号。

（3）学生档案（JX16）三级类目代号

4.科学研究（KY）二级类目代号

5.基本建设（JJ）二级类目代号

6．仪器设备（SB）二级类目代号

7．产品生产与科技开发（CP）二级类目代号

8．出版物（CB）二级类目代号

9.外事（WS）二级类目代号

10．财会（CK）二级类目代号

11、实物类（SW）二级类目代号（非标准的自定义目录，试行）

二、档号的编制

档号是存取档案的代号，排架的依据，必须反映我校档案的分类体系和物理位置。

    （一）十类档案的档号结构、模式和标识

    1.档号包括年度号、分类号、案卷号三个部分。

    年度号由四位阿拉伯数字组成。

    分类号是档号的主体，一般由一、二级类目代号组成，少数扩展到三级类目的，应把三级类目代号包括进去。案卷号是按所选择的分类号中最下位类顺序编号，由于案卷数量不同，案卷号不限级数。

    2.档号的模式

    年度号+分类号+案卷号

    3.档号的标识

采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码制。年度号、分类号、案卷号之间，用连接号“-”连接。

例如：1999年内容是党委宣传工作的第5号卷的档案、可标为：

又如：1999年内容是本科生学籍管理的第15号卷档案，可标为：

   （二）声像载体档案档号的编制

声像载体档案是按载体类型分别单独编号排架

1.编号模式

年度号+声像档案代号+载体代号（代码）+小类代号+保管单位

保管单位号是声像档案最低限度的数量词，可以是卷、册、盒，也可以是张、件。

2.二级类目代号（载体代号）

SX声像            代码

12照片

13录音带         A

14录像带           V

15幻灯片           L

16磁盘             RP

17影视胶片         F

18缩微胶片         M

19光盘             RG

3.小类代号

小类代号            主要内容

01          上级领导来校视察和知名人士来校活动

02          党、政、群重大活动

03          校内名人照片

04          毕业生照片

05          教学

06          科研

07          国际交流活动

08          学校的教学、科研、生产设备

09          校园建设

10          其它

（三）人物档案档号的编制

人物档案是我校杰出人物一生活动中形成的具有查考利用价值的文件材料的综合体。人物档案按人名整理组卷，具体编号模式如下：

RW+人名+案卷号

人名的标识，采用人名汉语拼音的第一个字母

例如：名人刘筠院士的档案