湖南师范大学文件材料立卷归档办法
（校行发[2002]9号）
第一章 总 则
第一条 依据《中华人民共和国档案法》和国家教育部《高等学校档案工作规范》、《普通高等学校档案管理办法》等法律、法规，结合本校实际，制定本办法。
第二条 学校档案工作严格实行文件材料形成部门和课题组立卷的部门立卷归档制度。即由立卷人按文件材料的形成规律，加以系统整理组卷或按件装盒，编排页号或件号，填写卷内目录或文件目录，拟写案卷标题或编制档号，确定保管期限或密级，交本部门档案工作人员检查，装订后向学校档案部门移交，档案部门应派人指导立卷工作。
第三条 学校各二级单位均为立卷部门。各部门要有一位负责人分管本部门的档案工作，并确定1～２名兼（专）职档案人员，负责本部门形成档案的收集、整理、归档和移交工作。
第二章 立卷原则
第四条 归档的文件材料应齐全、完整，能准确、全面地反映学校和部门的真实情况和主要活动，必须对学校当前与将来具有查证和参考作用。
第五条 立卷应按文件材料的自然形成规律，保持它们之间的有机联系，并适当照顾文件材料的保存价值，使案卷便于保管和利用。
第三章 立卷要求
第六条 文件材料的质量是档案质量的基础，为保证文件材料的质量和归档文件的齐全、完整，要求各部门（单位）把好拟文、办文关，做好以下几项工作：
（一）杜绝不规范公文的产生。拟文人必须按规定的拟文格式和程序拟文，文件日期必须写明年、月、日。必须用统一的拟文纸，禁止使用不规范的纸张；拟写文件、领导批示都须用碳素墨水或蓝黑墨水，禁止用字迹不牢固的书写工具（如圆珠笔、铅笔、红墨水和纯蓝墨水等）书写归档材料。
（二）各部门（单位）文件收发必须有专人负责。各部门应设收、发文登记本，文件收发一定要进行登记、签收，保证每份文件落处清楚。
（三）各部门文书处理人员要做好文件的传阅和回收工作。
（四）文件经办人员在文件办理完毕后应及时主动退回文书处理人员。文书人员要及时催退办理完毕的文件，以保证文件的齐全。
（五）文书处理人员要根据本部门历年形成文件的情况准备若干卷夹，将平时处理完毕的文件材料及时归入相应的卷夹内。文件材料多的部门，平时要定期进行整理，发现短缺，及时补全。
（六）文书处理人员要把好本部门形成的文件材料的质量关，要对本单位拟写的文件的格式、用印、日期、书写材料、用纸规格等进行检查，对于不符合要求的，要请有关人员更正。
第七条 为保证各部门立卷归档质量，特做如下要求：
（一）归档内容，按照湖南师范大学各门类档案管理实施细则执行。
（二）归档重点，以本校或本部门形成的文件材料为主。上级针对学校的人或事的发文或者是指令性、指导性文件、通知、批复，应视为本校文件归档。
（三）归档的材料必须为原件（稿）。载体和书写材料均须质地优良、书绘工整、声像清晰、规格统一、签章完备，符合规范和标准。
（四）凡归档的本校（部门）形成的文件及与外单位签订的合同、协议书等文件材料，均须加盖公章。
（五）兼（专）职档案人员要在当年年底或次年年初，按要求整理本部门形成的和收到的文件材料。检查分类是否合理，文件材料是否齐全、完整（齐全是指本部门各项活动中形成的材料是否归齐；完整是指一次活动中形成的各种材料是否都有或指一份文件的手稿、正文、底稿、附件，申请与批复是否齐全）。发现短缺应向领导汇报，并设法补全。剔除不需归档的文件材料。
（六）归档的文件材料必须经过整理、鉴定，并由归档部门提出保管期限和保密意见，经档案馆审查后归档。
（七）归档案卷必须按规定填写卷内目录。卷内目录必须采用计算机打印。
（八）凡因学校合并，合并前的档案，应本着集中保管、方便利用的原则，由合并后的学校档案部门单列全宗，统一保存、保管。学校合并或机构变动时，各撤销、合并的部门和单位的档案，一定要全部征集上来，不得散失。
第四章 立卷分工
第八条 综合性收文，分别由党办和校办立卷归档。专业性或具体业务性收文由两办登记编号后，交相关职能部门执行，并由职能部门将承办的结果性文件材料与上级发文一并立卷归档。
第九条 以学校名义对外发文及全校性、综合性文件材料由党办、校办立卷。其余由各职能部门或教学单位负责相应门类的立卷。
第十条 学校召开的各种全校性或专业性会议材料由主办部门归档。
第十一条 校内各部门向校党委或校行政的请示、报告及相应的批复、批转件，由党办或校办立卷归档。
第十二条 党委书记、副书记、校长、副校长在校内外的重要讲话稿，由党办或校办分别收集归档。
第十三条 校内由两个以上部门（单位）协办事项的文件材料，由主办单位负责汇总归档。与外单位合作完成的项目，若我校为负责单位，经办部门须负责归档一套完整的档案；若我校为协作单位，则只归档与承担任务有关的部分。
第十四条 立卷归档涉及各个部门的，由主管职能部门归档，其他部门向主管职能部门集中。
第十五条 撤销（合并）机构、临时机构形成的文件材料，在机构撤销（合并）之前由本机构负责立卷归档和移交。
第十六条 重要的来信来访材料（记录、批复、复信等）由承办部门归档。
第十七条 专门档案（教学、科研、基建、仪器设备、产品生产与科技开发、出版、外事、财会、人物、实物）由各相关部门和课题组、项目负责人负责立卷归档。具体分工如下：
（一）反映学校教学管理、教学实践和教学研究等活动中的文件材料由各教学管理和教学业务部门负责收集和管理，然后分别向教务处、研究生处和继续教育学院、树达学院集中归档，再由上述四个部门在规定时间内向学校档案馆移交。各教学管理部门和教学业务部门可结合实际制定具体实施细则；
（二）反映学校科学研究管理和科研项目（课题）活动的文件材料，由科研处负责收集、整理和归档；
（三）反映学校基本建设管理和基本建设工程项目活动的基建类文件材料（图纸）及学校房屋、地产的重要文件资料，由学校基建处和房管部门负责收集、整理和归档；
（四）凡作为学校固定资产的仪器设备（主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备），在其购置、接收、使用、维修、改造、报废等过程中形成的具有保存利用价值的文字、图表、声像载体材料以及随机技术材料，由校产处负责收集、整理和归档；
（五）反映学校产品生产与科技开发活动的文件材料（主要包括学校自行研制、试制产品的文件材料及在生产过程中形成的文件材料、样品或样品照片、录像等），由学校校办企业负责收集和整理，然后向学校校产办集中归档，再由校产办在规定时间内向学校档案馆移交。
（六）学校在自行编辑出版的报纸、学报、其它学术刊物及本校出版社出版的书籍等出版类文件材料，由宣传部、学报、出版社负责收集、整理和归档；
（七）学校有关人员出席国际学术会议（含在国内举办的）、出国考察、讲学、合作研究、进修及学校聘请的外籍、港澳专家与教师在教学、科研及其他有关活动中形成的文件材料；授予中外学者、著名社会活动家名誉职务的有关文件材料等，由外事处负责收集、整理和归档；
（八）反映学校财务管理和会计活动的文件材料（主要包括凭证、帐簿、报表等），由财务处负责收集、整理和归档；
（九）人物档案是具有“原始性、真实性、动态性、永久性”的个人档案。凡经学校确定为人物档案范畴的个人，在国内外教学科研、党政管理活动中形成的，具有珍贵保存价值的著作、论文、证书、照片、图表、实物等材料，均属于人物档案。人物档案由本人（或家属）及所在部门负责收集、整理和归档；
（十）实物档案是指学校、部门或个人在从事教学、科研、党政管理活动中形成的具有重要保存价值的纪念品（物）、礼品、奖品、证书、锦旗等实物（原件）材料。它由实物档案形成部门负责本部门实物档案的收集、整理，按规定向档案馆移交。部门撤销（合并），由部门保存的实物档案应与其它档案材料一并向档案馆移交，不得私人留存、转移或销毁；
（十一）凡反映学校教育活动和历史发展的具有保存利用价值的各种音响、画面形象等方式记录的专门载体（如照片、底片、录音带、录像带、幻灯片、磁盘、光盘、缩微胶片、影视胶片以及配套的文稿、说明等）材料，均属声像类档案材料。它由声像档案形成部门负责本部门声像档案的收集、整理和归档。实行声像制作与各门类文件材料的收集、整理和归档工作同步进行、紧密结合。
第五章 归档和移交
第十八条 立卷完成，须经立卷部门（单位）档案工作分管领导审核。部门领导应按要求认真检查已归档的文件材料的质量，对不符合要求的应责令改正，对文件短缺的应协助档案员设法补全。最后，部门领导应在《备考表》上签字。
第十九条 兼（专）职档案人员将自己整理好的文件材料送档案馆，由档案馆人员进行检查，检查合格后才能打印卷内目录，拟写案卷标题，然后装订成卷，按时向档案馆归档。
第二十条 案卷检查合格后向档案馆移交。交接双方应办理交接签字手续，对不符合质量要求的案卷，应退回立卷部门重新整理后再归档。
第二十一条 文件材料形成部门和课题组立卷归档是我校档案工作的基本制度和基础，各相关部门必须分工明确，协同配合。学校分管档案工作的校领导、各部门分管档案工作的负责人要加强对本部门人员的档案意识教育，要把涉及相应范围的档案工作纳入学校和部门工作规划、计划，纳入管理制度，纳入有关人员职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。
第六章 附 则
第二十二条 本办法自发布之日起施行。原学校所发《文件材料立卷归档的规定》同时废止。
第二十三条 本办法由学校档案馆负责解释。