湖南师范大学档案管理办法
（校行发[2002]9号）
第一章 总 则
第一条 为了加强本校的档案工作，实现档案管理的标准化、规范化、科学化和现代化，进一步提高档案管理水平，更有效地保护和利用档案，更好地为学校和社会服务，依据《中华人民共和国档案法》及国家教育部《普通高等学校档案管理办法》、《高等学校档案工作规范》等法律、法规，结合本校实际，特制定本办法。
第二条 我校档案是指建校以来，学校在从事教学、科研、党政管理及其他各项活动中直接形成的、对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、照片（含底片）、声像、磁盘、光盘、实物等不同载体形式的历史记录。
第三条 档案工作是维护本校历史真实面貌的重要事业，是办好学校的重要基础工作之一，也是衡量学校教育质量和管理水平的一个重要标志。必须把档案工作纳入学校整体发展规划，纳入管理制度，纳入有关人员职责范围，切实加强对档案工作的领导和管理，在人员、经费、库房、设备等方面给予保证。做到各项工作与档案工作实行“四同步”管理，即布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收档案工作，使其与学校其他工作同步发展。
第四条 学校档案必须实行集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全，便于开发利用。
第五条 学校档案工作应建立科学的管理制度，采用先进技术，实现档案管理的现代化，开发档案信息资源，满足学校和社会的需要。
第二章 档案工作管理体制
第六条 学校档案工作由教育行政管理部门和有关业务主管部门领导，接受档案行政管理部门的指导、监督和检查。
第七条 学校档案工作在校长统一领导下，由一名副校长分管。
第八条 成立学校档案工作委员会。工作职责为：依法领导、协调全校档案行政管理工作，决定学校有关档案工作的重大事项；审议档案工作规划、计划和规章制度，指导档案工作的考评及表彰奖励；进行档案执法检查，处理档案工作中违法、违纪等有关的重大事项。
第九条 设置档案馆。档案馆具有对学校档案工作的行政管理、业务指导和对本校档案永久保存、提供利用的两种职能。
第十条 建立档案工作网络。学校各二级单位应把档案工作列入本部门议事日程和目标责任制，切实加强领导和管理。必须有一名负责人分管该部门的档案工作，并视情况配备1～2名兼（专）职档案人员，负责本部门档案的收集、整理、归档和移交工作。
第十一条 某些部门因工作需要或因档案案卷数量大、利用频繁且具有一定独立性，经分管校长同意，可设立档案分室。分室是档案馆的分支机构，受档案馆和业务主管部门的双重领导。
第三章 基本任务与职责
第十二条 档案馆（室）的基本任务：
（一）贯彻执行国家关于档案工作的法令、政策和规定，规划全校档案工作；
（二）制定本校档案工作的规章制度，并负责监督、指导和检查执行情况；
（三）负责接收（征集）、整理、分类、鉴定、统计、保管全校的各类档案及有关资料；
（四）开展档案的开放和利用工作；
（五）负责编辑档案参考资料，编制检索工具，积极开发档案信息资源；
（六）参加档案信息工作的整体化和现代化建设，开展多方面协作，进行档案信息交流；
（七）负责对全校兼（专）职档案工作人员的业务培训；
（八）开展档案宣传工作和利用者教育活动；
（九）开展档案学术研究和交流活动；
（十）兼管校史展览馆或校史博物馆工作，举办珍贵档案陈列；
（十一）完成上级部门和学校领导交办的任务。
第四章 档案队伍建设
第十三条 档案工作人员列入学校事业编制，档案队伍由专兼职人员组成。档案馆编制人数根据上级有关规定和本校规模及馆藏档案数量等实际情况，按高于其他管理业务部门标准确定。各部门兼（专）职档案人员和分室人员由各部门根据学校要求与部门工作实际情况确定。档案工作人员结构应适应学校总体发展要求。
第十四条 档案工作人员（含兼职档案人员）必须努力学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论，坚持四项基本原则，认真贯彻执行党和国家的方针政策及学校各项规章制度。热爱档案事业，忠于职守，遵纪守法，公正廉洁，严守党和国家秘密，具备档案专业知识和相关学科的科学文化知识，具有大专以上学历和一定的现代化管理知识技能。
第十五条 各级领导应为档案人员提高政治、业务素质和经济待遇创造条件。关心他们的思想、工作、生活，稳定档案人员队伍。
第十六条 档案工作人员实行专业技术或职员职务聘任制。
第五章 经费、库房与设施
第十七条 档案工作所需经费应单独立项，列入学校预算，统筹解决。各部门对用于保存本部门归档文件所需的档案装具和设备
等，应在其经费中给予保证。
第十八条 必须遵循方便利用、安全保管、有利发展的原则，为档案馆（室）提供专用的、符合不同载体档案管理要求的档案库房和适应工作需要的办公、阅览用房。库房应安装防火、防盗自动报警装置，配置防尘、防虫、防鼠、防强光及恒温、恒湿设施，确保档案安全。
第十九条 学校应有计划地为档案部门配置复印、录音、照相、录像等办公自动化设备，逐步实现计算机管理与档案信息化管理。
第六章 文件材料的归档、移交和接收工作
第二十条 归档要求：
（一）严格实行文件材料形成部门和课题组立卷的部门立卷归档制度。各二级单位均为立卷部门，各部门要做到每项重要的教学、科研、党政管理、基建、生产、重要仪器设备购置等工作，都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。
（二）对重大科研成果、重要基建项目、产品规划与试制、高精密仪器设备开箱等进行鉴定、验收时，必须将应归档的文件材料移交档案部门审查、签署意见。没有移交完整、准确、系统的文件材料的项目，不予上报成果，不予评奖，不予验收。
（三）各立卷部门应按照《湖南师范大学文件材料立卷归档办法》及各门类档案管理实施细则，对本部门形成的文件材料加以系统整理组卷，在规定时间内向档案馆（室）移交。
（四）凡属职（公）务活动中形成的、应该归档保存的各种载体形式的文件材料，立卷部门必须按照规定立卷后向学校档案馆移交，集中统一管理，任何部门或个人不得拒绝归档，更不得拒为己有。对个人在非职（公）务活动中形成的重要文件材料，学校档案馆可通过征集、代管、捐赠等形式进行管理。对个人向学校捐赠档案的，给予表彰奖励。
（五）归档的材料必须为原件（稿）。载体和书写材料均须质地优良、书绘工整、声像清晰、规格统一、符合有关规范和标准。
（六）凡归档的本校（部门）形成的文件及与外单位签订的合同、协议书等文件材料，均须加盖公章。
（七）归档的文件材料必须经过整理、鉴定，并由归档部门提出保管期限和保密意见，经档案馆审查后归档。
（八）归档案卷必须按规定填写卷内目录。卷内目录必须采用计算机打印。
（九）凡因学校合并，合并前的档案，应本着集中保管、方便利用的原则，由合并后的学校档案部门单列全宗，统一保存、保管。学校合并或机构变动时，各撤销、合并的部门和单位的档案，一定要全部征集上来，不得散失。
（十）实行部门、课题组立卷归档是本校档案工作的基本制度和基础，各有关部门必须分工明确，协同配合。学校分管档案工作的校领导，各部门分管档案工作的负责人，都应把涉及相应范围的档案工作列入自己的职责范围，督促有关部门、有关人员认真做好此项工作，并根据其承担的工作职责，解决好档案人员的待遇问题。
第二十一条 各类文件材料的归档范围：
（一）党群类
主要包括党委、工会、团委、民主党派等组织在其活动中形成的文件材料。具体归档范围按本校根据上级有关法律、法规制定的《湖南师范大学党群、行政档案管理实施细则》中党群类档案归档范围执行。
（二）行政类
主要包括行政管理系统在其活动中形成的文件材料。具体归档范围按《湖南师范大学党群、行政档案管理实施细则》中行政类档案归档范围执行。
（三）教学类
主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。具体归档范围按《湖南师范大学教学档案管理实施细则》中教学类档案归档范围执行。
（四）科研类
主要包括反映在科学研究管理和科研项目（课题）活动的文件材料。具体归档范围按《湖南师范大学科研档案管理实施细则》中科研类档案归档范围执行。
（五）基本建设类
主要包括反映在基本建设管理和基建工程项目活动的文件材料（图纸）及学校房屋、地产的重要文件资料。具体归档范围按《湖南师范大学基本建设档案管理实施细则》中基本建设类档案归档范围执行。
（六）仪器设备类
主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在十万元以上）的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。具体归档范围按《湖南师范大学仪器设备档案管理实施细则》中仪器设备类档案归档范围执行。
（七）产品生产与科技开发类
主要包括自行研制、试制产品的文件材料及在生产过程中形成的文件材料、样品或样品照片、录像等。具体归档范围按《湖南师范大学产品生产与科技开发档案管理实施细则》中产品生产与科技开发类档案归档范围执行。
（八）出版类
主要包括编辑出版的学报、其他学术刊物及本校出版社出版的书稿等。具体归档范围按本校根据新闻出版署、国家档案局发布的《出版社书稿管理办法》和《规范》制定的《湖南师范大学出版档案管理实施细则》中出版类档案归档范围执行。
（九）外事类
主要包括有关人员出席国际学术会议（含在国内举办的）、出境考察、讲学、合作研究、进修及本校聘请的外籍、港澳台专家与教师（含客座教师）在教学、科研及其他有关活动中形成的文件材料；授予中外学者、著名社会活动家名誉职务和招收境外留学生的有关材料等。具体归档范围按《湖南师范大学外事档案管理实施细则》中外事类档案归档范围执行。
（十）财会类
主要包括在财务管理和会计活动中形成的文件材料、凭证、帐簿、报表、工资清册等。具体归档范围按本校根据财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》制定的《湖南师范大学财会档案管理实施细则》中财会类档案归档范围执行。
（十一）人物类
主要包括反映在办学过程中，对教学、科研、管理等项工作作出重大贡献的人物的有关材料等。具体归档范围根据学校制定的《湖南师范大学人物档案管理暂行办法》中人物档案归档范围执行。
（十二）实物类
主要包括学校在办学过程中，有重要保存价值的实物。具体归档范围根据学校制定的《湖南师范大学实物档案管理暂行办法》中实物档案归档范围执行。
（十三）声像类
主要包括反映学校、部门或个人在从事教学、科研、党政管理等项活动中形成的具有保存、利用价值的专门载体（如照片、底片、录音带、录像带、幻灯片、磁盘、光盘、微缩胶片、影视胶片以及配套的文稿、说明等）材料。具体归档范围根据学校制定的《湖南师范大学声像档案管理暂行办法》中声像档案归档范围执行。以上各类归档范围的文件材料包括纸质、照（胶）片、录像（录音）带、磁盘、光盘等各类载体形式。人事档案归档范围，按中组部有关规定执行。
第二十二条 归档时间和档案交接手续：
（一）学校各党政部门和能按年度归档的部门，应在次年五月底前归档。
（二）科研、基建项目和专题性、成套性档案，在项目完成通过鉴定验收后两个月内归档。
（三）教学综合管理文件于次年六月底前归档，其他各类材料完成一个培养周期（即一届学生从入学到毕业）当年寒假前一次性归档。
（四）当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应由会计机构编制移交清册，移交本校档案馆（室）统一保管。
（五）档案馆随时接收上级规定应接收的档案。
（六）立卷部门向档案馆（室）移交档案时，交接双方应根据档案目录，共同当面检查、验收。对重要的、有密级的案卷，要逐页清点，经查对无误，方可办理交接手续。对不符合质量要求的案卷，退回立卷部门重新整理后归档。
（七）严格交接手续。移交时交接双方要填写移交目录，办理交接签字手续。移交目录一式两份，双方各执一份备查。
第七章 档案的管理
第二十三条 各类档案是国家的宝贵财富，是全校师生员工辛勤劳动和集体智慧的结晶，是经济建设、社会进步、教育发展的重要依据和必要条件，全校师生员工都有保护档案的义务。为确保档案的齐全、完整、万无一失，必须由学校档案馆集中统一管理，任何部门或个人不得将档案视为私有。
第二十四条 档案馆要建立健全岗位责任制，加强档案的科学管理。要依据有关规定对本校档案进行分类、编号和排列。进库档案必须保证案卷质量。
第二十五条 档案馆应编制科学合理的检索工具，保证档案的查准率、查全率。
第二十六条 有关部门对已归档的文件材料需要修改时，必须先提出书面申请，经分管校长批准。未经批准，严禁修改已归档的任何文件材料。
第二十七条 档案人员必须自觉贯彻、严格遵守党和国家的保密法规。在工作中严格执行《湖南师范大学档案保密制度》，确保档案机密。
第二十八条 各类档案按其价值确定保管期限为永久、长期和短期三种。
（一）永久：凡反映学校主要职能活动和基本历史面貌的，对学校和社会有长远利用价值的档案，列为永久保管。它主要包括两部分，一是本校形成的重要文件材料，二是上级机关针对本校所发的重要文件材料。
（二）长期：凡在相当长的时间内，本校需要查考利用的档案，列为长期保管。它包括本校产生形成的和上级领导部门及有关部门所发的与本校工作有关的比较重要的文件材料。保管期限为十六至五十年左右。
（三）短期：凡在短期内本校需要查考利用的档案列为短期保管。其保管期限为十五年（含十五年）以下。
第二十九条 档案馆应严格按照《湖南师范大学档案鉴定、销毁制度》的规定，认真做好档案的鉴定、销毁工作。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。
第三十条 档案馆应按照《湖南师范大学档案统计工作制度》的要求，定期对档案的收进和移出、库存案卷数量、档案的利用等情况进行统计，并按照有关规定向所在地档案行政管理部门和上级主管部门报送本校档案工作基本情况统计报表。
第三十一条 档案馆应不断研究和改进档案的保护技术，对已破损、虫霉和字迹褪色的档案，应及时进行修复和复制。学校要为档案保护提供必要的条件。
第三十二条 档案库房管理严格按照《湖南师范大学档案馆（室）库房管理制度》和《湖南师范大学档案馆（室）安全防火制度》实施。档案馆应对所存档案和资料的保管情况应定期进行检查，发现问题或隐患，应立即向馆长和分管校长报告，及时处理。
第八章 档案的利用与开放
第三十三条 档案馆（室）要严格执行《湖南师范大学档案利用制度》。积极开展各种形式的档案信息咨询服务，编制、提供开放档案目录和档案全宗指南、档案馆指南等检索工具。将符合《档案法》关于开放档案规定的档案，向学校和社会开放。
第三十四条 开放档案工作由档案馆负责。未经学校授权或上级主管机关批准，任何组织或个人无权公布档案。开放档案，必须遵循下列规定：
（一）凡持有合法证明的单位或个人，在说明利用档案的目的和范围后，均可查阅利用属开放范围的档案。
（二）利用者要求复制档案，由档案馆负责办理，并按规定合理收费。
（三）港澳台同胞、海外侨胞要求利用档案，须经有关主管部门介绍。
（四）外国组织和个人要求利用档案，应按国家档案局发布的《外国组织和个人利用我国档案试行办法》办理。
第三十五条 档案属下列情况之一者，不宜开放：
（一）涉及党和国家秘密的；
（二）涉及专利或科技秘密的；
（三）涉及个人隐私的；
（四）档案形成部门规定限制利用的。
第三十六条 对要求查阅、摘录、复制保密档案（含党、政会议记录）或属于尚未开放的档案，须经党办、校办主任及相关部门负责人或档案馆馆长同意，必要时报经校领导审批；涉及未公开的科技问题，须经科研主管部门负责人同意，必要时报经校领导审批。
第三十七条 对于重要的、珍贵的档案和资料，一般不得提供原件使用。如特殊需要，须经档案馆馆长同意，必要时报经校领导审批。
第三十八条 严格执行查阅、借阅登记手续。对查阅、摘抄或复制的档案材料，须经审核，并注明出处，加盖公章，方能生效和带走；对借出的档案，要定期催还。
第三十九条 积极创造条件，办好校史陈列展览。
第九章 考核、奖励与处罚
第四十条 学校建立档案工作检查、考核和评估制度，定期或不定期地对部门分管领导和工作人员进行检查、评估，对出色的领导干部和优秀的工作人员给予表彰和奖励。
第四十一条 建立健全档案工作年度考核制度，并纳入单位和个人年终考核范围。考核工作在档案工作委员会的指导下，由档案馆协调有关职能部门和业务部门进行。考核的单位以立卷部门为对象，个人以兼（专）职档案人员为对象。档案工作年度考核不合格的单位，其分管领导和兼职档案员年终考核不能评定为优秀。
第四十二条 有下列情形之一的，各级行政部门或学校应给予表彰和奖励：
（一）对档案的收集、整理、保护、利用、编研作出显著成绩的；
（二）对档案的现代化管理和信息化建设作出显著成绩的；
（三）对晋升国家一级、二级档案工作管理部门，作出显著成绩的；
（四）对档案学研究作出重要贡献的；
（五）将重要或珍贵的档案，捐献给学校和收集（征集）到珍贵的或重要的档案的；
（六）同违反档案法律、法规行为作斗争，表现突出的。
第四十三条 有下列行为之一的，由学校档案行政管理部门或有关主管部门责令限期整改，情节严重的，对直接责任人依法给予处罚：
（一）将公务活动中形成的归档文件资料据为己有，拒绝归档的；
（二）拒绝按规定移交档案的；
（三）违反规定，擅自扩大或缩小归档范围的；
（四）不按规定利用档案的；
（五）损毁、丢失属于国家所有的档案的；
（六）明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的；
（七）玩忽职守，造成档案损失的。
第四十四条 对违反《中华人民共和国档案法》的行为，由学校根据《中华人民共和国档案法实施办法》规定的程序和处理方法予以处罚，并按有关规定建立备案制度。
第十章 附 则
第四十五条 各门类档案管理实施细则，根据档案有关规定及本办法另行制定。
第四十六条 本办法自发布之日起施行。原学校所发各种档案工作管理办法、规定等同时废止。
第四十七条 本办法由校档案馆负责解释。