附件一:
湖南师范大学党群、行政类档案归档细则
一、归档范围的确定
(一)确定的原则
1.归档的党政文件材料必须对学校和社会当前与长远具有参考作用、凭证作用和研究价值。
2.归档的党政文件必须反映校党政部门职能活动的全过程,保证完整、准确、系统。
3.归档的党政文件材料必须遵循其自然形成规律,保持彼此间的有机联系,照顾不同部门的不同特点。
(二)归档的主要内容和重点
1.归档的主要内容包括党务、行政(除教学、科研、基建、产品设备、出版、外事、财会管理文件材料另立卷管理外)、工会、团委四个系统的内容。
2.归档的重点以本校形成的不同载体、形式的文件材料为主,特别是全局性、综合性的文件材料,其次才是上级和其他单位发来的文、电及附件。上级来文中,应以针对学校的指令性、指导性文件为主。
(三)不归档的文件材料
1.上级机关普发供参阅、不办的文件材料。
2.上级机关发来供工作参考的抄件。
3.上级机关征求意见未定稿的文件。
4.重份文件。
5.无查考利用价值的事务性、 临时性文件。
6.未经会议讨论、未经学校领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿,一般性文件的历次修改稿,铅印文件的各次校对稿(学校主要领导亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外)。
7.从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料。
8.学校内部互相抄送的文件材料,不应履行公文的行文、介绍信等。
9.本校负责人兼任外机关职务形成的与本校无关的文件材料。
10.非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料。
(以上某些方面如果需要,也可选择作资料暂存)
二、党、政文件材料的部门立卷和归档流程
(一)形成积累
1.学校各院 、部、处、室、馆、分党委(总支)、所、社、中心、工会、团委和直属单位均为立卷部门,分工归口立卷。
2.各立卷部门根据本部门历年文件材料形成规律,预计新的一年可能产生的内容,参照归档范围,编制案卷类目。
3.各立卷部门的专职文书处理人员或兼职档案员,在平时应严格按文书处理制度做好文件材料的收集工作,并根据案卷类目将办理完毕的文件材料及时分别归档。
(二)立卷
1.立卷原则
文书处理部门立卷应按问题、时间、重要程度和文件材料的自然形成规律,保持其有机联系,适当照顾保存价值,分类组卷。以能准确、全面反映学校真实面貌和部门的主要职能活动,便于查找利用为原则。
2.立卷分工
(1)上级机关下达的文、电材料,综合性的由党委办、校长办立卷归档,专业性的或具体业务性的,由各承办单位立卷归档。
(2)以党委、学校名义的发文,由党委办、校长办分别立卷归档,以部门名义的发文,由各部门立卷归档。
(3)党委和学校召开的代表大会、全委会、常委会、扩大会、办公会所形成的材料,由党委办、校长办分别立卷归档。职能部门以党委和学校名义召开的全校性专门会议、干部会议所形成的材料,由主办部门立卷归档。
(4)校内各部门向党委、学校的请示报告正文及相应的批复、批转的原件,由党委办或校长办立卷归档;请示报告的原稿及批转、批复的复制件,则由报文部门立卷归档。
(5)两个以上部门共同办理的文件,由主办部门立卷归档,非主办部门只保存复制件。
(6)各临时机构、撤销机构形成的材料,应于机构撤销前做好整理工作,移交校档案部门保存,任何人不得带入其他单位。
(7)重要的人民来信来访材料,由承办单位立卷归档。
3.立卷程序
(1)检查案卷的文件成份。文件是否收集齐全完整,同时检查案卷有无不需要立卷归档的文件材料。
(2)检查案卷文件的联系。依照案卷类目纠正案卷之间文件归卷不统一,相互混淆重复或拆散文件联系的现象。
(3)检查案卷文件保存价值,察看各案卷中文件保存价值是否有差异,各部分之间是否大体一致。
(4)检查案卷文件数量。一般不超过200页。对同一问题文件数量多的,宜酌情适当分卷。问题单一、文件数量少者可组薄卷。
4.立卷分类
(1)分年度。先将文件按其形成或针对的年度分开,一般文件归入文件形成年度;跨年度的请示与批复,归入批复年度,跨年度规划,计划,归入开始年度;跨年度的总结、报告,归入最后一个年度;跨年度的会议文件,归入会议闭幕的年度;跨年度的非诉讼案件材料,应归入结案年度;按学年处理的文件归入专门年度。
(2)将文件按其内容所反应的问题、事物分开。
(3)分期限。将文件按照规定的不同保管期限分开。
5.立卷组合
(1)基本要求。立卷组合一般应以问题为主,兼顾其他特征,使之联系紧密。
(2)组合形式。会议文件,按会议的届次组合,根据文件数量,可以一会一卷,一会数卷或数会一卷;非诉讼案件材料,按立案问题或人头组合,可以一案一卷或一案数卷;人民来信材料,可按信件作者、信件的处理形式或信件所反映的问题组合;统计报表、名册等文件,按照格式名称组合,根据文件的数量,可组成一卷或数卷;学校管理和业务活动形成的业务文件、调研材料等,一般按单一问题组合;工作计划、总结等文件,一般可按责任者或名称组合;简报按名称或期号组合;其他文件材料可按照特殊的形式组合。
6.卷内文件材料的排列
卷内文件材料按事由结合时间、重要程度等排列。
⑴密不可分的文件材料排列顺序:批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;正本在前,定稿在后;转发件在前,被转发件在后;结论性材料在前,依据性材料在后。
⑵同一事由的归档文件,可按文件形成时间的先后顺序排列或者按文件的重要程度排列。
⑶不同事由的归档文件,可按不同事由形成的时间的先后顺序排列,也可按事由的重要程度排列,还可按事由具有的共同属性分别集中排列。
⑷会议文件、统计报表、简报等成套性文件可集中排列。
⑸上级针对性来文集中排列在本级归档文件之前,下级集中排在其后。
⑹对具有保存价值,但未及时归档的零散文件,应排列在相应类别归档文件的最后,或与相关的某件归档文件装订成一件,并在归档文件目录备注栏中加以说明。
7.托裱、拆除金属物、编写页号
⑴对在装订线以外有字迹的文件或破损的文件材料,以及与本卷文件材料不可分割的照片、小字条等,要进行加边、修补和裱糊;对较大的表格,要适当地折叠;拆除文件材料上的金属物。
⑵卷内文件无论单面或双面,只要有书写文字,都要一面编写一个页号(空白面不编写);页号的位置在每面材料非装订线一侧的下角,管理内容的档案也可以以件为单位编页号。
8.填写卷内文件目录
序号:以卷内文件排列先后顺序填写
文号:填写文件制发机关的发文字号
责任者:制发文件的组织或个人,即文件的发文机关或署名者。
题名:即文件标题,一般应照实抄录,没有标题或标题不能说明文件内容的文件,可自拟标题,外加“〔〕”号。
日期:文件的形成时间。填写时省略“年”、“月”、“日”字,在表示年、月、日数的右下角加“·”号,以4位阿拉伯数字写明年度,月、日各用两位数字。对没有落款日期的文件材料,应根据文件内容加以考证并填写。
页号:卷内文件起止页的编号。以件为保管单位时,填写每一件归档文件的总页数。
备注:用于填写归档文件需要补充和说明的情况,包括密级、缺损、修改、补充、移出等等。
9.填写卷内备考表
备考表置于卷内文件之后,项目包括卷内文件情况说明,整理人、检查人和日期。
卷内文件情况说明:填写卷内归档文件需要说明的情况,包括该卷内归档文件的收集齐全完整程度、文件本身的状况(如字迹模糊、缺损)等。
整理人:填写负责整理该卷归档文件的人员姓名,以明确责任。
检查人:填写负责检查归档文件整理质量的人员姓名。检查人应是立卷部门负责人。
日期:填写归档文件整理完毕的年、月、日。
10.拟写案卷标题
案卷标题要求结构完整,一般应准确概括卷内文件主要责任者、内容、名称(文种),案卷标题一般不超过50个字。
(三)归档验收
立卷部门整理好案卷,学校档案部门派人检查合格后,填写移交目录一式两份,在次年五月底以前,双方履行签字盖章手续,办理移交,并各执一份存查。
湖南师范大学党群类档案归档范围和保管期限表
(一)党委办公室 |
序号 |
归档内容 |
保管期限 |
|
党务综合(DQ11) |
|
1 |
上级党组织有关党的建设的文件材料(如文件是针对本校的,则永久保存) |
长期 |
2 |
本校党代会文件材料 |
|
|
⑴ 大会计划、通知、工作报告、议程、决议、总结、记录、发言稿、领导讲话稿、照片、录音、录像;大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单;候选人登记表和情况介绍;大会选举办法、选举结果和上级批复等。 |
永久 |
|
⑵ 大会提案及办理情况;会议简报、会议情况、反映记录、小组会议记录等。 |
长期 |
|
⑶ 会议参考文件;工作人员名单;工作证、列席证及选票式样。 |
短期 |
3 |
本校党委会、常委、党委扩大会、书记校长联席会、分党委、总支书记会、党委中心组的会议记录、纪要、决议及会议讨论通过的文件和重要汇报材料等。 |
永久 |
4 |
党委工作计划、总结(包括经验总结) |
永久 |
5 |
党委上报上级党委的报告(包括调查报告)、请示及批示、批复 |
永久 |
6 |
党委发布的决定、办法、指示、批转、通报和通知 |
永久 |
7 |
以党委名义召开的工作会议材料 |
永久 |
8 |
校党委和上级党委调研、检查、巡视学校工作形成的文件材料 |
永久 |
9 |
党委负责同志在校内的重要讲话稿及参加上级召开会议的发言稿、声像材料 |
永久 |
10 |
党委关于专题性问题的调查材料、情况反映和汇报材料 |
永久 |
11 |
党委《工作简报》、《督办通报》 |
永久 |
12 |
党委工作大事记、党群系统启用印章的文件和印模 |
永久 |
13 |
党群系统重要统计材料、基层报表、保密工作计划、总结、调查汇报材料及记录 |
永久 |
14 |
党委办的工作计划、总结 |
永久 |
15 |
以党委办名义下发的文件材料 |
永久 |
16 |
党办编印的《内部参考》、《思想动态》等简报 |
长期 |
17 |
重要的群众来信来访及处理材料 |
长期 |
18 |
党委各部、室、分党委、各总支报校党委的工作计划、总结、报告、请示及党委批复 |
长期 |
19 |
党委与外单位联系、协商工作的来往文件 |
长期 |
20 |
分党委、总支、直属支部的工作计划、总结、重要报告、经验介绍、调查材料、会议记录和统计表 |
长期 |
21 |
分党委、总支、直属支部建党工作及有关材料 |
长期 |
22 |
分党委、总支、直属支部人员奖励及有关材料 |
长期 |
(二)纪检会(监察处) |
序号 |
归档内容 |
保管期限 |
纪检、监察(DQ12) |
1 |
上级关于纪检监察工作的文件 |
长期 |
2 |
本校纪检、监察工作规章制度 |
长期 |
3 |
纪检、监察工作计划、报告、总结、调查材料 |
永久 |
4 |
上报上级机关的请示、报告及批示、批复 |
永久 |
5 |
校纪委(监察)会议记录 |
长期 |
6 |
党员处分、复查材料及本校违纪案件检查处理材料 |
长期 |
7 |
纪委(监察)工作的统计报表及有关分析材料 |
永久 |
8 |
校纪委及分党委、总支纪检委员名单 |
长期 |
9 |
校监察员及各部门监察员名单 |
长期 |
10 |
群众来信来访及处理意见 |
短期 |
(三)组织部(党校) |
序号 |
归档内容 |
保管期限 |
组织(DQ13) |
1 |
上级关于组织工作的指示、决定、通知、简报 |
长期 |
2 |
本校组织工作计划、总结、决定、报告、调查材料 |
永久 |
3 |
本校组织机构设置、变动的报告及决定、批复、通知 |
永久 |
4 |
落实政策的有关文件材料 |
长期 |
5 |
表彰先进的文件材料 |
长期 |
6 |
组织部专题调研、经验交流、党费收支情况材料 |
长期 |
7 |
副科级以上干部任免、调动和离休报告、决定、批复、通知等(包括上级批准的、要附任免报表) |
永久 |
8 |
副处级以上干部名册 |
永久 |
9 |
分党委、党总支、支部改选、增补报告及审批材料 |
长期 |
10 |
干部名册、党员名册、各总支、支部委员名册 |
长期 |
11 |
关于吸收新党员、预备党员转正、延期或取消资格、党员退党的文件材料 |
长期 |
12 |
发展新党员、预备党员转正名册、党员转出组织关系及介绍信存根 |
长期 |
13 |
党员和党组织统计年报及其他统计材料 |
永久 |
14 |
干部离休、待遇及更改工作时间的文件材料 |
长期 |
15 |
上级关于党校工作的文件 |
长期 |
16 |
本校党校工作计划、报告、汇报、总结 |
永久 |
17 |
党校举办各类培训班的计划、学员名册和其他材料 |
长期 |
(四)宣传部 |
序号 |
归档内容 |
保管期限 |
宣传教育(DQ14) |
1 |
上级关于宣传教育工作的文件 |
长期 |
2 |
本校宣传工作计划、决定、报告、通知、总结、汇报、请示及批复等 |
永久 |
3 |
宣传教育工作管理制度、办法及规定 |
长期 |
4 |
政治理论学习的决定、通知、计划、总结 |
长期 |
5 |
教职工政治思想工作动态及调查材料、情况反映 |
长期 |
6 |
思想政治工作典型调查材料和统计报表 |
长期 |
7 |
反映本校重大活动的剪报、图表、新闻报道、通讯 |
永久 |
8 |
电视台、电台和重要报刊报导我校情况的文章、录音、录像材料 |
永久 |
9 |
《湖南师大新闻》编辑文字、录像带或光盘 |
永久 |
10 |
学校开展的大型活动、上级来校视察的声像材料 |
长期 |
11 |
校报每年的合订本 |
长期 |
(五)统战部 |
序号 |
归档内容 |
保管期限 |
统战(DQ15) |
1 |
上级关于统战工作的文件 |
长期 |
2 |
本校统战工作计划、决定、报告、通告和总结 |
永久 |
3 |
统战工作情况调查、典型材料、统计报表 |
永久 |
4 |
统战工作座谈会记录、纪要及统战工作重要会议记录 |
长期 |
5 |
本校各级人大代表、政协委员名单及审批材料 |
永久 |
6 |
台、港、澳和侨务工作材料 |
长期 |
7 |
侨务对象、台胞、台属名册 |
永久 |
8 |
本校各民主党派的组织机构及成员、负责人登记表、名册及有关材料 |
永久 |
9 |
各民主党派上级组织的文件 |
长期 |
(六)学生工作部(处) |
序号 |
归档内容 |
保管期限 |
武装(DQ18) |
1 |
上级有关武装、人防、民兵、军训工作的文件 |
长期 |
2 |
武装工作计划、总结、调查报告 |
永久 |
3 |
上报的报告、请示及批示、批复 |
永久 |
4 |
武装工作方面的规章制度、管理办法 |
长期 |
5 |
军训工作计划、总结、报告、汇报、军训简报及军训机构成员名单等文件材料 |
长期 |
6 |
军事课教学计划、教学大纲、试题 |
长期 |
7 |
学校人防工作的文件、材料 |
长期 |
8 |
有关征兵工作的文件材料 |
长期 |
9 |
武装工作的统计年报及重要报表 |
永久 |
10 |
复员、转业、退伍军人、军烈属名册或登记表 |
长期 |
学生工作(DQ19) |
1 |
上级有关学生工作的文件 |
长期 |
2 |
本校学生工作计划、报告、总结、管理工作文件 |
永久 |
3 |
上级有关学生思想政治工作的文件(针对本校的) |
永久 |
4 |
本校有关学生思想政治工作的决定、通知、条例 |
永久 |
5 |
学生思想政治工作的典型材料和统计 |
长期 |
6 |
关于学生思想政治工作队伍的选拔、管理文件 |
长期 |
7 |
各院(系)学生政治工作人员名单 |
长期 |
8 |
学生奖惩、奖学金、贷款等文件材料 |
长期 |
(七)校工会 |
序号 |
归档内容 |
保管期限 |
工会(DQ16) |
1 |
上级有关工会工作的文件 |
长期 |
2 |
教代会、工代会文件材料 |
|
|
(1)教代会、工代会计划、通知、工作报告、议程、决议、总结、记录、领导讲话稿、大会发言稿、照片、录音、录像;大会主席团、秘书长、代表和列席代表名单;侯选人登记表和情况介绍;选举办法、选举结果和上级批复等 |
永久 |
|
(2)大会提案及办理情况;会议简报、会议讨论情况及反映记录等 |
长期 |
|
(3)会议参考文件、工作人员名单、工作证、代表证、列席证及选票式样 |
短期 |
3 |
有关工会工作的报告、请示及批示、批复 |
永久 |
4 |
校工会工作计划、总结及综合汇报材料 |
永久 |
5 |
校工会的决定、管理办法及有关文件材料 |
永久 |
6 |
表彰工会先进集体、个人的材料、名单 |
长期 |
7 |
工会组织大型文体活动的文件材料 |
长期 |
8 |
工会基本情况统计材料 |
长期 |
9 |
基层工会干部名册、会员名册 |
长期 |
10 |
反映女工工作、家属工作的文件材料 |
长期 |
(八)校团委 |
序号 |
归档内容 |
保管期限 |
共青团(DQ17) |
1 |
上级关于团的工作文件 |
长期 |
2 |
本校团代会文件(通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话稿、大会发言稿和大会通过的文件) |
永久 |
3 |
本校学代会文件(通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话稿、大会发言稿和文件) |
永久 |
4 |
团委工作计划、报告、总结及规章制度 |
永久 |
5 |
团委工作典型调查材料 |
长期 |
6 |
表彰和奖励先进团支部、优秀团员的材料 |
长期 |
7 |
处分团员的材料及复查材料 |
长期 |
8 |
批准入团、离团材料及名单 |
长期 |
9 |
团干部名单、团员名册 |
长期 |
10 |
团组织状况、团员思想调查、分析材料 |
长期 |
11 |
学校基层团组织统计报表、团费收缴使用情况 |
永久 |
12 |
学生会文件材料 |
长期 |
13 |
研究生会文件材料 |
长期 |
14 |
本校学生组织参与的各种学会、社团的有关材料 |
长期 |
15 |
校团委、学生会组织大型活动的有关材料及参加各项竞赛活动获奖的有关材料 |
长期 |
16 |
学生社会调查、社会实践的文件材料 |
长期 |
(九)校友总会 |
序号 |
归档内容 |
保管期限 |
校友会(DQ25) |
1 |
校友工作材料 |
长期 |
2 |
校友总会简报及情况反映 |
长期 |
3 |
校友录 |
永久 |
4 |
校友理事会名单 |
永久 |
5 |
校友捐款名单及赠言、贺电、贺信、贺礼 |
长期 |
6 |
反映校友总会活动情况的文件材料及有关的声像材料(重要的则永久保存) |
长期 |
湖南师范大学行政类档案归档范围和保管期限表
(一)校长办公室(包括211办公室) |
序号 |
归档内容 |
保管期限 |
行政综合(XZ11) |
1 |
上级有关高校行政工作的综合性文件(包括国务院、省政府文件) |
长期 |
2 |
本校教育事业规划、计划及上级批复 |
永久 |
3 |
全校性的规章制度、决定、条例、办法、通知、通告 |
永久 |
4 |
学校年度、学期工作计划、总结 |
永久 |
5 |
学校上报上级机关的报告、请示和批示、批复 |
永久 |
6 |
校务委员会、校长书记碰头会、校长办公会议记录、纪要及会议讨论通过的文件 |
永久 |
7 |
全校性工作会议、座谈会记录 |
长期 |
8 |
校领导在校内会议上的重要讲话稿、参加校外会议发言稿及有关声像材料 |
永久 |
9 |
全校性会议的照片、录音带、录像带 |
永久 |
10 |
学校获荣誉称号的奖状、锦旗、奖杯等实物或照片 |
永久 |
11 |
学校评估材料 |
永久 |
12 |
上级领导来校视察、检查工作的讲话、报告、题词及有关声像材料 |
长期 |
13 |
学校各单位的请示及学校的批复(分类立卷) |
长期 |
14 |
有关全校性工作的调查材料和经验总结 |
永久 |
15 |
学年报表及综合统计材料 |
永久 |
16 |
学校统计年鉴 |
永久 |
17 |
启用印章的文件及印模 |
永久 |
18 |
学校大事记、简报、信息、动态等 |
永久 |
19 |
本校历史沿革、情况介绍 |
永久 |
20 |
校史、校志、校庆工作材料 |
永久 |
21 |
本校与校外单位签字的协议、合同及重要的来往函件等 |
永久 |
22 |
重要的电话记录和备忘录 |
长期 |
23 |
重要的来信来访材料及处理结果 |
长期 |
24 |
普选工作材料 |
短期 |
25 |
校办的工作计划、工作总结及岗位职责 |
永久 |
26 |
校办管理工作中形成的文件材料 |
长期 |
27 |
附校委员会计划、总结、会议记录和纪要 |
长期 |
28 |
院、系、所、中心会议记录纪要、简报、工作计划、总结、报告 |
长期 |
29 |
院、系、所、中心统计年报及重要资料 |
长期 |
(二)人事处 |
序号 |
归档内容 |
保管期限 |
人事(XZ12) |
1 |
上级机关有关人事工作的文件 |
长期 |
2 |
本校人事工作规章制度、办法、决定 |
长期 |
3 |
人事工作计划、报告、总结、请示及批复、调查材料、会议记录 |
永久 |
4 |
关于机构、编制规划、计划报告及上级批复 |
永久 |
5 |
关于校内机构设置、变化的文件材料 |
永久 |
6 |
人事处权限内的干部任免文件及名册 |
永久 |
7 |
表彰和奖励先进集体、先进教职工的文件材料 |
长期 |
8 |
处分教职工的文件材料和复查、撤销处分的文件材料 |
长期 |
9 |
教职工动态月报 |
长期 |
10 |
师资培养、管理工作计划、规定、总结 |
永久 |
11 |
教师进修计划、安排、总结、出国学习、攻读学位的材料 |
长期 |
12 |
教师工作量的规定及执行情况 |
长期 |
13 |
教师业务考核材料 |
长期 |
14 |
职工教育培训计划、规定、总结 |
长期 |
15 |
职工培训课程安排、名单及结业情况 |
长期 |
16 |
有关人事、劳资、编制、人员基本情况等各类统计报表 |
永久 |
17 |
教职工名册(分单位的总册、分类名册、增减名册)登记表 |
永久 |
18 |
教研室、研究室正副主任名册 |
长期 |
19 |
教职工评定、聘任专业技术职称文件材料及上级批复(按类立卷、要求附审核表) |
永久 |
20 |
教职工工资调整的文件材料 |
长期 |
21 |
教职工工资调整汇总表、名册 |
长期 |
22 |
教职工转正定级材料 |
长期 |
23 |
教职工招聘、录用、调入的有关材料及商调函件(包括转移行政、工资关系、介绍信) |
长期 |
24 |
招工招干的文件材料及上级批复 |
长期 |
25 |
教职工调出的有关材料(包括转移行政、工资关系、介绍信存根) |
长期 |
26 |
教职工援外和支援边远地区材料 |
短期 |
27 |
教职工退职、离职、辞职、辞退、复职、留职停薪和出国的有关材料 |
长期 |
28 |
教职工离休、退休及有关荣誉证书授予工作的材料 |
长期 |
29 |
教职工退休后留用、延聘、续聘的文件材料 |
长期 |
30 |
教职工死亡、抚恤、工伤、评残的文件材料 |
长期 |
31 |
教职工养老保险、医疗保险等有关福利工作的文件材料 |
长期 |
32 |
使用临时工、合同工的有关材料 |
长期 |
33 |
重要的来信来访及处理材料 |
长期 |
(三)审计处 |
序号 |
归档内容 |
保管期限 |
审计(XZ13) |
1 |
上级有关审计工作的文件 |
长期 |
2 |
本校审计工作方面的规章制度、管理办法 |
长期 |
3 |
审计工作计划、总结、调查报告、情况反映、综合汇报材料 |
永久 |
4 |
审计工作统计年报及重要报表 |
永久 |
5 |
重要的来信来访及处理结果 |
长期 |
6 |
专项审计按国家审计署、国家档案局发布的《关于审计档案管理工作的规定》和《审计文件材料立卷归档工作程序》执行 |
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(四)保卫处 |
序号 |
归档内容 |
保管期限 |
保卫(XZ14) |
1 |
上级有关公安保卫、综合治理、消防工作的文件 |
长期 |
2 |
本校公安保卫、综合治理、消防工作方面的规章制度、管理办法、职责范围 |
长期 |
3 |
本校公安保卫、消防工作计划、总结、报告、请示及批复、调查材料、统计报表 |
永久 |
4 |
表彰、通报的文件材料 |
长期 |
5 |
本校师生员工案件的侦察、调查、处分结论材料及上级的批复、判决书 |
长期 |
6 |
本校师生员工案件的平反、复查处理结论及上级批复、判决书 |
长期 |
7 |
本校要害部门的公安保卫、消防工作 |
长期 |
8 |
本校安全措施和隐患解决方案 |
长期 |
9 |
本校有关综合治理的文件以及与兄弟单位往来函件协议 |
长期 |
10 |
本校治安、保卫、消防安全负责人名册 |
长期 |
11 |
教职工和学生出国、去港澳台的请示报告及批复文件、登记表、统计表 |
长期 |
12 |
保卫工作简报 |
长期 |
(五)后勤与产业管理处 固定资产管理处 后勤集团 |
序号 |
归档内容 |
保管期限 |
总务(XZ15) |
1 |
上级有关总务后勤工作的文件 |
长期 |
2 |
本校总务(后勤)工作各项规章制度、管理办法 |
长期 |
3 |
本校总务(后勤)工作计划、总结及汇报材料 |
长期 |
4 |
后勤处、后勤集团上报学校的报告、请示及有关批复 |
长期 |
5 |
关于膳食工作、爱国卫生工作计划、总结、规定、通知、简报、通报等文件 |
长期 |
6 |
三废治理工作的文件材料 |
长期 |
7 |
后勤处、集团与下属单位签订的合同、协议 |
长期 |
8 |
后勤处、集团与有关单位的重要往来函件 |
长期 |
9 |
上级有关计划生育工作的文件 |
长期 |
10 |
本校计划生育工作的计划、总结、综合汇报材料 |
长期 |
11 |
计划生育的规章制度、管理办法 |
长期 |
12 |
计划生育情况的统计年报及领取独生子女证名册、计生干部名册 |
长期 |
13 |
有关校办产业方面的文件材料 |
长期 |
14 |
房屋、房地产管理、调配使用、转移的规定、办法、条例、决定、登记表、统计、总结等材料 |
长期 |
15 |
有关家具配置、水电设施、维修与电话安装、地上地下管道线配置图表等文件材料 |
永久 |
(六)档案馆 图书馆 |
序号 |
归档内容 |
保管期限 |
档案、图书、文博(XZ16) |
1 |
上级有关图书、档案、文博工作文件 |
长期 |
2 |
本校档案、图书、文博工作计划、总结、报告、请示与批复及综合汇报材料 |
永久 |
3 |
档案、图书、文博工作的规章制度、管理办法 |
长期 |
4 |
档案、图书、文博概况、发展规划、藏品目录及统计年报 |
永久 |
5 |
档案、图书、文博部门与校外交流的有关材料 |
长期 |
6 |
档案工作检查评比、表彰活动形成的文件材料 |
长期 |
7 |
档案馆指南、全宗介绍、档案销毁清册 |
永久 |
(七)离退休工作处 |
序号 |
归档内容 |
保管期限 |
离退休工作(XZ17) |
1 |
上级有关离休、退休工作的文件 |
长期 |
2 |
离退休处工作计划、总结及汇报材料 |
长期 |
3 |
有关离退休工作的管理文件 |
长期 |
4 |
离休、退休人员名单 |
长期 |
5 |
离退休人员增减情况统计表 |
长期 |
6 |
关工委的有关文件材料 |
永久 |
(八)医院管理办公室 |
序号 |
归档内容 |
保管期限 |
医政管理(XZ18) |
1 |
上级有关医政管理工作的文件 |
长期 |
2 |
医政管理工作规章制度 |
长期 |
3 |
医政管理工作计划、总结、报告、调查材料、统计报表 |
长期 |
(九)各校区办公室 |
序号 |
归档内容 |
保管期限 |
校区工作(XZ19) |
1 |
校区办公室的工作计划、总结 |
长期 |
2 |
规章制度、管理办法、职责 |
长期 |
3 |
综合汇报材料及情况反映 |
长期 |
4 |
校区办公室与外单位重要的往来函件、合同、协议 |
长期 |