附件二：湖南师范大学教学类档案归档细则

2019年07月01日 11:06 点击：[]

附件二：

湖南师范大学教学类档案归档细则

一、归档范围的确定

（一）确定的原则

1.归档的教学管理和教学实践活动过程中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

2.归档的教学文件材料，必须反映教学管理，教学实践活动的全过程，保证完整、准确、系统。

3.归档的教学文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持有机联系，符合教学管理和教学实践活动的成套性特点。

（二）归档的主要内容和重点

1.归档的主要内容包括综合管理、学科与实验室建设、招生、学籍管理、课堂教学与实践、学位工作、毕业生工作、教材等方面。

2.归档的重点是本校在教学工作，特别是教学实践各个环节活动中形成的不同载体的文件材料。

（三）不归档的文件材料

1.上级有关教学的普发的（非专指高校）、不办的文件。

2.上级有关教学的未定稿的文件。

3.重份文件。

4.无查考利用价值的事务性、临时性文件。

5.非隶属单位抄送的不需办理、也无参考价值的文件。

6.校内其他单位发来的文件。

7.与校外单位交换来的材料。

以上不归档材料如认为必要，也可自行作资料暂存。

二、教学文件材料的部门立卷与归档流程

（一）形成与积累

1.每年新学年开始后，各院、处、中心、教学部等教学管理部门和教学部门在部署新学年的工作时，同时向本单位的专（兼）职档案人员布置形成积累教学文件材料的任务。

2.各院、处、中心、教学部的专（兼）职档案员按文件材料分类表分别积累教学文件材料，并定期进行整理。

3.档案馆随时了解、督促、检查、指导专（兼）职档案员做好文件材料的积累工作。

4.归档的教学文件材料必须字迹工整，格式统一，签字手续完备。

（二）整理组卷

1.坚持由教学文件材料形成部门立卷归档的原则，由教学管理部门的专（兼）职档案员负责将积累的文件材料向档案馆归档。

2.根据教学文件材料的形成规律，保持其有机联系和便于利用查考的原则进行组卷。原则上相同内容的文件材料组成一卷便于利用，同一内容的文件材料数量多时可分别组成若干卷，每卷不超过200页。也可以根据文件材料的内在联系，对问题单一，文件较少者按不同内容分别组成薄卷。

3.在不影响卷内文件自然形成规律和有机联系的前提下，同一内容的卷内文件可按永久、长期、短期顺序排列。

4.卷内密不可分的文件材料按正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；批复在前，请示在后的要求排列。

5.卷内材料一律拆掉金属物，对破损的文件材料应进行修补。

6.凡是文件材料未注明标题或标题不规范、不明确的，可根据文件内容自拟标题外加“〔〕”，以区别于文件原有标题，方便查检。

7.各种材料大小采用国际标准A4型，图件按此规格叠成手风琴式，图名、图签折在外面。

8.文中密不可分的插图、照片应贴入文字材料内；附图册、表册、照片应贴上标签，填写件号及档号附在文字材料之后共同组成保管单位。其他载体材料可专柜保管，但需填写与文字材料卷一致的档号。

9.按顺序编排页号。无论单面或双面只要有书写文字，均应一面编写一个页号，页号位置在非装订线一侧的下角。不装订的以件为单位者，应在右上角加盖有单位名称、档号、件号的戳记，并逐项填写。

10.填写卷内目录及备考表。

11.文件形成部门提出每个案卷的密级并会同档案馆确定。

12.填写案卷标题，标题要简短、准确。

（三）归档验收

1.移交档案时交接双方必须当面检查验收，检查文件材料是否完整、齐全，排列、书写是否符合要求，标题是否确切，凡不符合规定要求者，接收人应拒绝接收，并限期改正补交。

2.移交时填写移交目录。移交目录一式两份，双方各执一份。

3.教学综合管理文件次年五月底前归档，其他各类材料完成一个培养周期（即一届学生从入学到毕业）当年寒假前一次性归档。

湖南师范大学教学类档案归档范围和保管期限表

（一）教务处
序号	归档内容	保管期限
综合（JX1311）
1	上级下达的有关教学工作的文件材料	长期
2	教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的指示、规定、办法	永久
3	推荐、保送本科生免试研究生的有关文件材料	长期
4	学校规划、实施计划、有关教学的规章制度、会议记录、调研报告、简报、总结	永久
5	教学检查、评估和各级教学质量评奖材料	长期
6	教学工作统计报表	永久
7	教学工作的计划、报告、请示与批复	永久
8	重大活动照片档案及文字说明材料	永久
9	全校四、六级英语考试的有关统计材料	长期
10	有关教材编写方面的文字材料	长期
11	教务处规章制度、岗位职责	永久
学科与实验室建设
1	上级有关学科、专业设置及实验室建设的文件材料	长期
2	学科、专业、实验室论证、评估、申报、审批材料	永久
3	重点学科、专业、课程、实验室建设材料	永久
4	学科、专业、实验室建设计划、简报、总结材料	长期
5	学科、专业、实验室建设统计报表	永久
6	有关实验室管理、评优的规定、条例和评优材料	永久
学籍管理（JX1314）
1	本、专科生学籍方面的规章制度和管理办法	长期
2	新生入学登记表	永久
3	学生学籍卡片（贴照片）（由各院交档案馆）	永久
4	学生成绩总册	永久
5	在校学生名册	永久
6	有关学生升级、留级、休学、转学、复学、退学的材料及有关学生学籍处分材料	长期
7	本、专科生毕业证书发放名册	永久
8	补发学历证明的有关材料	永久
课堂教学与教学实践（JX1316）
1	各专业教学计划、教学大纲	永久
2	课程建设要求及安排、校历表、课表	长期
3	教育实习、生产实习的计划、总结及有关材料	长期
4	社会调查、社会实践计划、总结及有关材料	长期
学位（JX1315）
1	上级有关学位工作文件材料	长期
2	本校学位评定条例、办法及计划、总结	长期
3	学位委员会会议记录、决定	长期
4	本科生学士学位审批表	永久
5	本科生优秀学士学位论文	长期
6	申报学位点的报告及批复	永久
（二）研究生处
序号	归档内容	保管期限
综合（JX12）
1	上级主管机关下达的研究生工作方面的文件材料	长期
2	研究生教学工作的规划、计划、总结	长期
3	研究生工作方面的请示、批复	永久
4	教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的指示、规定、办法	永久
5	教学检查、评估和各种评优材料	长期
6	非学历教育的培训班、进修班材料	长期
7	研究生统计报表	永久
8	重大活动照片档案及文字说明材料	永久
9	研究生工作的有关规章制度、条例、办法	长期
10	其他具有长远保存价值的文件材料	长期
学科与实验室建设（JX12）
1	上级有关学科、专业设置的文件材料	长期
2	学科、专业论证、评估、申报、审批材料	永久
3	重点学科、专业建设材料	永久
4	学科、专业建设计划、简报、总结材料	长期
5	学科、专业建设统计报表	永久
6	研究生导师遴选的有关材料	长期
招生（JX12）
1	上级有关研究生招生工作的文件材料	长期
2	招生计划、规定、总结材料	长期
3	新生录取材料及新生名单	永久
4	委培、代培、自费生计划、合同协议及名单	长期
5	招生宣传、招生工作总结	长期
6	研究生入学试题及指导教师名册、情况介绍等	长期
学籍管理（JX12）
1	新生入学登记表	永久
2	研究生学籍卡片	永久
3	学生成绩册	永久
4	在校学生名册	永久
5	学生学籍变更材料（升级、留级、休学、复学、转学、退学）	长期
6	学生奖励材料	长期
7	学生处分材料	长期
8	补发学历证明的有关材料	永久
课堂教学与教学实践（JX12）
1	研究生学位课程目录和开课计划表、教学计划、教学大纲	永久
2	教学大事记	永久
3	教育实习、生产实习计划、总结及有关材料	长期
4	社会调查、社会实践计划、总结及有关材料	长期
学位（JX12）
1	上级有关学位工作文件材料与申报学位点的报告、批复	长期
2	本校学位评定条例、办法及计划、总结	长期
3	学位委员会会议记录、决定	长期
4	授予博士、硕士学位人员统计表、名单等文件材料	永久
5	博士、硕士研究生学位论文及评审材料	永久
毕业生（JX12）
1	上级有关毕业生就业的文件材料	长期
2	毕业生工作计划、简报、总结、重要的请示及上级的批复	长期
3	毕业生需求统计、计划、合同等来往函件	长期
4	毕业生就业方案及就业名册	永久
5	毕业生派遣证、毕业证领取签收册	长期
6	毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料	长期
博士后流动站（JX12）
1	申报博士后流动站的请示、报告及批复	永久
2	博士后流动站进站人员材料	永久
3	博士后流动站出站人员材料	永久
4	其它有必要归档的文件材料	长期
学生个人档案（JX12）
1	无法投递的学生个人档案	永久
（三）继续教育学院（包括自考办）
序号	归档内容	保管期限
综合（JX14）
1	上级下达的有关继续教育工作方面的文件材料	长期
2	继续教育学院的工作计划、总结	长期
3	有关继续教育方面的规章制度、管理办法、调研报告等方面的材料	长期
4	短期进修、培训班材料	长期
5	统计报表	永久
6	重大活动照片档案及文字说明材料	永久
7	各教学点上报的有关经验总结材料	长期
8	教学检查、评估和各级评优材料	长期
9	办学经费、学生待遇和使用教材等方面情况的材料	长期
学科与实验室建设（JX14）
1	上级有关学科、专业设置及实验室建设的文件材料	长期
2	学科、专业设置、论证、评估、申报、审批材料	永久
3	学科、专业建设的计划、简报、总结材料	长期
4	学科、专业建设统计报表	永久
招生（JX14）
1	上级有关招生工作的文件材料	长期
2	招生工作计划、总结、生源计划	长期
3	新生录取名册及审批表	永久
学籍管理（JX14）
1	新生入学登记表（包括函授夜大）	永久
2	各类学生学籍卡片	永久
3	各类学生成绩总册	永久
4	各类在校学生名册、异动生名册	永久
5	学生学籍变更材料	长期
6	学生奖励材料	长期
7	学生处分材料	长期
8	补发文凭、学历证明的有关材料	长期
9	毕业生发放毕业证、学位证清册	永久
课堂教学与教学实践（JX14）
1	各专业教学计划、教学大纲	永久
2	教学大事记	永久
3	函授、夜大、自考各科专业课程试题	长期
4	社会调查、社会实践计划、总结及有关材料	长期
5	与各办学点联合办学形成的文件材料	长期
学位（JX14）
1	上级有关学位工作文件材料	长期
2	本校函授、夜大、自考学生学位评定条例、办法及计划、总结	长期
3	各层次学生被授予学位的清册及学位委员会的有关决定等	永久
学生个人档案（JX14）
1	无法投递的学生个人档案	永久
（四）招生与就业指导中心
序号	归档内容	保管期限
招生（JX1312）
1	上级有关招生工作的针对本校的文件材料	永久
2	招生计划、规定、生源计划	长期
3	新生录取材料及新生名单	永久
4	委培、代培、自费生计划、合同及名单	长期
5	招生宣传、招生工作总结材料	长期
毕业生（JX1313）
1	上级有关毕业生就业分配的针对本校的文件材料	永久
2	毕业生工作计划、简报、总结	长期
3	毕业生供需统计、计划、合同	长期
4	毕业生就业方案及调配派遣名册、统计报表	永久
5	毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料	长期
6	无法投递的毕业生个人档案	永久
（五）高师培训中心、中学管理干部培训办公室
序号	归档内容	保管期限
综合（JX15）
1	上级有关高师培训、干训方面的文件材料	长期
2	本单位工作计划、总结及有关工作报告、请示与批复、情况通报等	永久
3	有关培训的管理办法、规章制度及各种统计报表	长期
4	培训班学员的学籍卡、名册、教育成绩、结业证书发放名册等	永久
5	其他重要的有关管理、教学方面的文件材料	长期
（六）大学英语教学部、体育教学部、计算机教学部
序号	归档内容	保管期限
综合
1	上级下达的与本部工作有关的文件材料	长期
2	本部工作计划、总结、规章制度、管理办法、申办专业的请示与批复	永久
3	本部教学检查、评估及教学优秀奖和优秀教学成果奖获奖材料	永久
4	高水平运动队的有关管理材料和队员名单	长期
5	重大活动照片档案及文字说明材料	永久
6	各类大学生运动会的成绩及有关材料	永久
学籍管理
1	本部所属本、专科学生考试成绩	永久
课堂教学与教学实践
1	各专业教学计划、教学大纲	永久
2	各部专业试题库	长期
3	典型教案、重要备课记录	长期
教材
1	自编、主编教材	长期
2	各专业教材使用目录	长期
3	自编、主编教学指导书、实习指导书和习题集	长期
（七）各学院
序号	归档内容	保管期限
综合
1	本单位工作计划、总结及有关教学方面的工作请示、报告及批复	永久
2	教学检查、评估及教学评奖材料	永久
3	有关教学方面的统计报表	永久
4	本单位重大活动照片及文字说明	永久
5	教学改革的方案、总结及有关材料	长期
学籍管理
1	本专科生（包括自费生）成绩总册	永久
课堂教学与教学实践
1	各专业教学计划、教学大纲	永久
2	各专业课程试题库	长期
3	典型教案、重要备课记录	长期
学位
1	本科生优秀学士学位论文	长期
教材
1	自编、主编教材	长期
2	各系各专业教材使用目录	长期
3	自编、主编教学指导书、实习指导书和习题集	长期
附录：存各学院、教学部教学类档案
1	本科生毕业论文及评审意见	长期
2	课堂教学材料、课程进度表	长期
3	教师任课安排、教案	短期
4	优秀实习报告	短期
5	本专业教学检查、调查材料及总结	短期
6	教师工作量核算、登记材料	短期

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