湖南师范大学文件材料立卷归档办法

湖南师范大学文件材料立卷归档办法

 

（校行发[2002]9号）

 

第一章 总 则

第一条 依据《中华人民共和国档案法》和国家教育部《高等学校档案工作规范》、《普通高等学校档案管理办法》等法律、法规，结合本校实际，制定本办法。

第二条 学校档案工作严格实行文件材料形成部门和课题组立卷的部门立卷归档制度。即由立卷人按文件材料的形成规律，加以系统整理组卷或按件装盒，编排页号或件号，填写卷内目录或文件目录，拟写案卷标题或编制档号，确定保管期限或密级，交本部门档案工作人员检查，装订后向学校档案部门移交，档案部门应派人指导立卷工作。

第三条 学校各二级单位均为立卷部门。各部门要有一位负责人分管本部门的档案工作，并确定1～２名兼（专）职档案人员，负责本部门形成档案的收集、整理、归档和移交工作。

 

第二章 立卷原则

第四条 归档的文件材料应齐全、完整，能准确、全面地反映学校和部门的真实情况和主要活动，必须对学校当前与将来具有查证和参考作用。

第五条 立卷应按文件材料的自然形成规律，保持它们之间的有机联系，并适当照顾文件材料的保存价值，使案卷便于保管和利用。

第三章 立卷要求

第六条 文件材料的质量是档案质量的基础，为保证文件材料的质量和归档文件的齐全、完整，要求各部门（单位）把好拟文、办文关，做好以下几项工作：

（一）杜绝不规范公文的产生。拟文人必须按规定的拟文格式和程序拟文，文件日期必须写明年、月、日。必须用统一的拟文纸，禁止使用不规范的纸张；拟写文件、领导批示都须用碳素墨水或蓝黑墨水，禁止用字迹不牢固的书写工具（如圆珠笔、铅笔、红墨水和纯蓝墨水等）书写归档材料。

（二）各部门（单位）文件收发必须有专人负责。各部门应设收、发文登记本，文件收发一定要进行登记、签收，保证每份文件落处清楚。

（三）各部门文书处理人员要做好文件的传阅和回收工作。

（四）文件经办人员在文件办理完毕后应及时主动退回文书处理人员。文书人员要及时催退办理完毕的文件，以保证文件的齐全。

（五）文书处理人员要根据本部门历年形成文件的情况准备若干卷夹，将平时处理完毕的文件材料及时归入相应的卷夹内。文件材料多的部门，平时要定期进行整理，发现短缺，及时补全。

（六）文书处理人员要把好本部门形成的文件材料的质量关，要对本单位拟写的文件的格式、用印、日期、书写材料、用纸规格等进行检查，对于不符合要求的，要请有关人员更正。

第七条 为保证各部门立卷归档质量，特做如下要求：

（一）归档内容，按照湖南师范大学各门类档案管理实施细则执行。

（二）归档重点，以本校或本部门形成的文件材料为主。上级针对学校的人或事的发文或者是指令性、指导性文件、通知、批复，应视为本校文件归档。

（三）归档的材料必须为原件（稿）。载体和书写材料均须质地优良、书绘工整、声像清晰、规格统一、签章完备，符合规范和标准。

（四）凡归档的本校（部门）形成的文件及与外单位签订的合同、协议书等文件材料，均须加盖公章。

（五）兼（专）职档案人员要在当年年底或次年年初，按要求整理本部门形成的和收到的文件材料。检查分类是否合理，文件材料是否齐全、完整（齐全是指本部门各项活动中形成的材料是否归齐；完整是指一次活动中形成的各种材料是否都有或指一份文件的手稿、正文、底稿、附件，申请与批复是否齐全）。发现短缺应向领导汇报，并设法补全。剔除不需归档的文件材料。

（六）归档的文件材料必须经过整理、鉴定，并由归档部门提出保管期限和保密意见，经档案馆审查后归档。

（七）归档案卷必须按规定填写卷内目录。卷内目录必须采用计算机打印。

（八）凡因学校合并，合并前的档案，应本着集中保管、方便利用的原则，由合并后的学校档案部门单列全宗，统一保存、保管。学校合并或机构变动时，各撤销、合并的部门和单位的档案，一定要全部征集上来，不得散失。

 

第四章 立卷分工

第八条 综合性收文，分别由党办和校办立卷归档。专业性或具体业务性收文由两办登记编号后，交相关职能部门执行，并由职能部门将承办的结果性文件材料与上级发文一并立卷归档。

第九条 以学校名义对外发文及全校性、综合性文件材料由党办、校办立卷。其余由各职能部门或教学单位负责相应门类的立卷。

第十条 学校召开的各种全校性或专业性会议材料由主办部门归档。

第十一条 校内各部门向校党委或校行政的请示、报告及相应的批复、批转件，由党办或校办立卷归档。

第十二条 党委书记、副书记、校长、副校长在校内外的重要讲话稿，由党办或校办分别收集归档。

第十三条 校内由两个以上部门（单位）协办事项的文件材料，由主办单位负责汇总归档。与外单位合作完成的项目，若我校为负责单位，经办部门须负责归档一套完整的档案；若我校为协作单位，则只归档与承担任务有关的部分。

第十四条 立卷归档涉及各个部门的，由主管职能部门归档，其他部门向主管职能部门集中。

第十五条 撤销（合并）机构、临时机构形成的文件材料，在机构撤销（合并）之前由本机构负责立卷归档和移交。

第十六条 重要的来信来访材料（记录、批复、复信等）由承办部门归档。

第十七条 专门档案（教学、科研、基建、仪器设备、产品生产与科技开发、出版、外事、财会、人物、实物）由各相关部门和课题组、项目负责人负责立卷归档。具体分工如下：

（一）反映学校教学管理、教学实践和教学研究等活动中的文件材料由各教学管理和教学业务部门负责收集和管理，然后分别向教务处、研究生处和继续教育学院、树达学院集中归档，再由上述四个部门在规定时间内向学校档案馆移交。各教学管理部门和教学业务部门可结合实际制定具体实施细则；

（二）反映学校科学研究管理和科研项目（课题）活动的文件材料，由科研处负责收集、整理和归档；

（三）反映学校基本建设管理和基本建设工程项目活动的基建类文件材料（图纸）及学校房屋、地产的重要文件资料，由学校基建处和房管部门负责收集、整理和归档；

（四）凡作为学校固定资产的仪器设备（主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备），在其购置、接收、使用、维修、改造、报废等过程中形成的具有保存利用价值的文字、图表、声像载体材料以及随机技术材料，由校产处负责收集、整理和归档；

（五）反映学校产品生产与科技开发活动的文件材料（主要包括学校自行研制、试制产品的文件材料及在生产过程中形成的文件材料、样品或样品照片、录像等），由学校校办企业负责收集和整理，然后向学校校产办集中归档，再由校产办在规定时间内向学校档案馆移交。

（六）学校在自行编辑出版的报纸、学报、其它学术刊物及本校出版社出版的书籍等出版类文件材料，由宣传部、学报、出版社负责收集、整理和归档；

（七）学校有关人员出席国际学术会议（含在国内举办的）、出国考察、讲学、合作研究、进修及学校聘请的外籍、港澳专家与教师在教学、科研及其他有关活动中形成的文件材料；授予中外学者、著名社会活动家名誉职务的有关文件材料等，由外事处负责收集、整理和归档；

（八）反映学校财务管理和会计活动的文件材料（主要包括凭证、帐簿、报表等），由财务处负责收集、整理和归档；

（九）人物档案是具有“原始性、真实性、动态性、永久性”的个人档案。凡经学校确定为人物档案范畴的个人，在国内外教学科研、党政管理活动中形成的，具有珍贵保存价值的著作、论文、证书、照片、图表、实物等材料，均属于人物档案。人物档案由本人（或家属）及所在部门负责收集、整理和归档；

（十）实物档案是指学校、部门或个人在从事教学、科研、党政管理活动中形成的具有重要保存价值的纪念品（物）、礼品、奖品、证书、锦旗等实物（原件）材料。它由实物档案形成部门负责本部门实物档案的收集、整理，按规定向档案馆移交。部门撤销（合并），由部门保存的实物档案应与其它档案材料一并向档案馆移交，不得私人留存、转移或销毁；

（十一）凡反映学校教育活动和历史发展的具有保存利用价值的各种音响、画面形象等方式记录的专门载体（如照片、底片、录音带、录像带、幻灯片、磁盘、光盘、缩微胶片、影视胶片以及配套的文稿、说明等）材料，均属声像类档案材料。它由声像档案形成部门负责本部门声像档案的收集、整理和归档。实行声像制作与各门类文件材料的收集、整理和归档工作同步进行、紧密结合。

 

第五章 归档和移交

第十八条 立卷完成，须经立卷部门（单位）档案工作分管领导审核。部门领导应按要求认真检查已归档的文件材料的质量，对不符合要求的应责令改正，对文件短缺的应协助档案员设法补全。最后，部门领导应在《备考表》上签字。

第十九条 兼（专）职档案人员将自己整理好的文件材料送档案馆，由档案馆人员进行检查，检查合格后才能打印卷内目录，拟写案卷标题，然后装订成卷，按时向档案馆归档。

第二十条 案卷检查合格后向档案馆移交。交接双方应办理交接签字手续，对不符合质量要求的案卷，应退回立卷部门重新整理后再归档。

第二十一条 文件材料形成部门和课题组立卷归档是我校档案工作的基本制度和基础，各相关部门必须分工明确，协同配合。学校分管档案工作的校领导、各部门分管档案工作的负责人要加强对本部门人员的档案意识教育，要把涉及相应范围的档案工作纳入学校和部门工作规划、计划，纳入管理制度，纳入有关人员职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。

 

第六章 附 则

第二十二条 本办法自发布之日起施行。原学校所发《文件材料立卷归档的规定》同时废止。

第二十三条 本办法由学校档案馆负责解释。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

附件一：

湖南师范大学党群、行政类档案归档细则

 

一、归档范围的确定

(一)确定的原则

1.归档的党政文件材料必须对学校和社会当前与长远具有参考作用、凭证作用和研究价值。

2.归档的党政文件必须反映校党政部门职能活动的全过程，保证完整、准确、系统。

3.归档的党政文件材料必须遵循其自然形成规律，保持彼此间的有机联系，照顾不同部门的不同特点。

(二)归档的主要内容和重点

1.归档的主要内容包括党务、行政(除教学、科研、基建、产品设备、出版、外事、财会管理文件材料另立卷管理外)、工会、团委四个系统的内容。

2.归档的重点以本校形成的不同载体、形式的文件材料为主，特别是全局性、综合性的文件材料，其次才是上级和其他单位发来的文、电及附件。上级来文中，应以针对学校的指令性、指导性文件为主。

(三)不归档的文件材料

1.上级机关普发供参阅、不办的文件材料。

2.上级机关发来供工作参考的抄件。

3.上级机关征求意见未定稿的文件。

4.重份文件。

5.无查考利用价值的事务性、 临时性文件。

6.未经会议讨论、未经学校领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿，一般性文件的历次修改稿，铅印文件的各次校对稿(学校主要领导亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外)。

7.从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料。

8.学校内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信等。

9.本校负责人兼任外机关职务形成的与本校无关的文件材料。

10.非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料。

(以上某些方面如果需要，也可选择作资料暂存)

二、党、政文件材料的部门立卷和归档流程

(一)形成积累

1.学校各院 、部、处、室、馆、分党委(总支)、所、社、中心、工会、团委和直属单位均为立卷部门，分工归口立卷。

2.各立卷部门根据本部门历年文件材料形成规律，预计新的一年可能产生的内容，参照归档范围，编制案卷类目。

3.各立卷部门的专职文书处理人员或兼职档案员，在平时应严格按文书处理制度做好文件材料的收集工作，并根据案卷类目将办理完毕的文件材料及时分别归档。

(二)立卷

1.立卷原则

文书处理部门立卷应按问题、时间、重要程度和文件材料的自然形成规律，保持其有机联系，适当照顾保存价值，分类组卷。以能准确、全面反映学校真实面貌和部门的主要职能活动，便于查找利用为原则。

2.立卷分工

(1)上级机关下达的文、电材料，综合性的由党委办、校长办立卷归档，专业性的或具体业务性的，由各承办单位立卷归档。

(2)以党委、学校名义的发文，由党委办、校长办分别立卷归档，以部门名义的发文，由各部门立卷归档。

(3)党委和学校召开的代表大会、全委会、常委会、扩大会、办公会所形成的材料，由党委办、校长办分别立卷归档。职能部门以党委和学校名义召开的全校性专门会议、干部会议所形成的材料，由主办部门立卷归档。

(4)校内各部门向党委、学校的请示报告正文及相应的批复、批转的原件，由党委办或校长办立卷归档；请示报告的原稿及批转、批复的复制件，则由报文部门立卷归档。

(5)两个以上部门共同办理的文件，由主办部门立卷归档，非主办部门只保存复制件。

(6)各临时机构、撤销机构形成的材料，应于机构撤销前做好整理工作，移交校档案部门保存，任何人不得带入其他单位。

(7)重要的人民来信来访材料，由承办单位立卷归档。

3.立卷程序

(1)检查案卷的文件成份。文件是否收集齐全完整，同时检查案卷有无不需要立卷归档的文件材料。

(2)检查案卷文件的联系。依照案卷类目纠正案卷之间文件归卷不统一，相互混淆重复或拆散文件联系的现象。

(3)检查案卷文件保存价值，察看各案卷中文件保存价值是否有差异，各部分之间是否大体一致。

(4)检查案卷文件数量。一般不超过200页。对同一问题文件数量多的，宜酌情适当分卷。问题单一、文件数量少者可组薄卷。

4.立卷分类

(1)分年度。先将文件按其形成或针对的年度分开，一般文件归入文件形成年度；跨年度的请示与批复，归入批复年度，跨年度规划，计划，归入开始年度；跨年度的总结、报告，归入最后一个年度；跨年度的会议文件，归入会议闭幕的年度；跨年度的非诉讼案件材料，应归入结案年度；按学年处理的文件归入专门年度。

(2)将文件按其内容所反应的问题、事物分开。

(3)分期限。将文件按照规定的不同保管期限分开。

5.立卷组合

(1)基本要求。立卷组合一般应以问题为主，兼顾其他特征，使之联系紧密。

(2)组合形式。会议文件，按会议的届次组合，根据文件数量，可以一会一卷，一会数卷或数会一卷；非诉讼案件材料，按立案问题或人头组合，可以一案一卷或一案数卷；人民来信材料，可按信件作者、信件的处理形式或信件所反映的问题组合；统计报表、名册等文件，按照格式名称组合，根据文件的数量，可组成一卷或数卷；学校管理和业务活动形成的业务文件、调研材料等，一般按单一问题组合；工作计划、总结等文件，一般可按责任者或名称组合；简报按名称或期号组合；其他文件材料可按照特殊的形式组合。

6.卷内文件材料的排列

卷内文件材料按事由结合时间、重要程度等排列。

⑴密不可分的文件材料排列顺序：批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发件在前，被转发件在后；结论性材料在前，依据性材料在后。

⑵同一事由的归档文件，可按文件形成时间的先后顺序排列或者按文件的重要程度排列。

⑶不同事由的归档文件，可按不同事由形成的时间的先后顺序排列，也可按事由的重要程度排列，还可按事由具有的共同属性分别集中排列。

⑷会议文件、统计报表、简报等成套性文件可集中排列。

⑸上级针对性来文集中排列在本级归档文件之前，下级集中排在其后。

⑹对具有保存价值，但未及时归档的零散文件，应排列在相应类别归档文件的最后，或与相关的某件归档文件装订成一件，并在归档文件目录备注栏中加以说明。

7.托裱、拆除金属物、编写页号

⑴对在装订线以外有字迹的文件或破损的文件材料，以及与本卷文件材料不可分割的照片、小字条等，要进行加边、修补和裱糊；对较大的表格，要适当地折叠；拆除文件材料上的金属物。

⑵卷内文件无论单面或双面，只要有书写文字，都要一面编写一个页号(空白面不编写)；页号的位置在每面材料非装订线一侧的下角，管理内容的档案也可以以件为单位编页号。

8.填写卷内文件目录

序号：以卷内文件排列先后顺序填写

文号：填写文件制发机关的发文字号

责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。

题名：即文件标题，一般应照实抄录，没有标题或标题不能说明文件内容的文件，可自拟标题，外加“〔〕”号。

日期：文件的形成时间。填写时省略“年”、“月”、“日”字，在表示年、月、日数的右下角加“·”号，以4位阿拉伯数字写明年度，月、日各用两位数字。对没有落款日期的文件材料，应根据文件内容加以考证并填写。

页号：卷内文件起止页的编号。以件为保管单位时，填写每一件归档文件的总页数。

备注：用于填写归档文件需要补充和说明的情况，包括密级、缺损、修改、补充、移出等等。

9.填写卷内备考表

备考表置于卷内文件之后，项目包括卷内文件情况说明，整理人、检查人和日期。

卷内文件情况说明：填写卷内归档文件需要说明的情况，包括该卷内归档文件的收集齐全完整程度、文件本身的状况(如字迹模糊、缺损)等。

整理人：填写负责整理该卷归档文件的人员姓名，以明确责任。

检查人：填写负责检查归档文件整理质量的人员姓名。检查人应是立卷部门负责人。

日期：填写归档文件整理完毕的年、月、日。

10.拟写案卷标题

案卷标题要求结构完整，一般应准确概括卷内文件主要责任者、内容、名称(文种)，案卷标题一般不超过50个字。

(三)归档验收

立卷部门整理好案卷，学校档案部门派人检查合格后，填写移交目录一式两份，在次年五月底以前，双方履行签字盖章手续，办理移交，并各执一份存查。

 

 

 

 

湖南师范大学党群类档案归档范围和保管期限表

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

湖南师范大学行政类档案归档范围和保管期限表

附件二：

湖南师范大学教学类档案归档细则

 

一、归档范围的确定

（一）确定的原则

1.归档的教学管理和教学实践活动过程中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

2.归档的教学文件材料，必须反映教学管理，教学实践活动的全过程，保证完整、准确、系统。

3.归档的教学文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持有机联系，符合教学管理和教学实践活动的成套性特点。

（二）归档的主要内容和重点

1.归档的主要内容包括综合管理、学科与实验室建设、招生、学籍管理、课堂教学与实践、学位工作、毕业生工作、教材等方面。

2.归档的重点是本校在教学工作，特别是教学实践各个环节活动中形成的不同载体的文件材料。

（三）不归档的文件材料

1.上级有关教学的普发的（非专指高校）、不办的文件。

2.上级有关教学的未定稿的文件。

3.重份文件。

4.无查考利用价值的事务性、临时性文件。

5.非隶属单位抄送的不需办理、也无参考价值的文件。

6.校内其他单位发来的文件。

7.与校外单位交换来的材料。

以上不归档材料如认为必要，也可自行作资料暂存。

 

二、教学文件材料的部门立卷与归档流程

（一）形成与积累

1.每年新学年开始后，各院、处、中心、教学部等教学管理部门和教学部门在部署新学年的工作时，同时向本单位的专（兼）职档案人员布置形成积累教学文件材料的任务。

2.各院、处、中心、教学部的专（兼）职档案员按文件材料分类表分别积累教学文件材料，并定期进行整理。

3.档案馆随时了解、督促、检查、指导专（兼）职档案员做好文件材料的积累工作。

4.归档的教学文件材料必须字迹工整，格式统一，签字手续完备。

（二）整理组卷

1.坚持由教学文件材料形成部门立卷归档的原则，由教学管理部门的专（兼）职档案员负责将积累的文件材料向档案馆归档。

2.根据教学文件材料的形成规律，保持其有机联系和便于利用查考的原则进行组卷。原则上相同内容的文件材料组成一卷便于利用，同一内容的文件材料数量多时可分别组成若干卷，每卷不超过200页。也可以根据文件材料的内在联系，对问题单一，文件较少者按不同内容分别组成薄卷。

3.在不影响卷内文件自然形成规律和有机联系的前提下，同一内容的卷内文件可按永久、长期、短期顺序排列。

4.卷内密不可分的文件材料按正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；批复在前，请示在后的要求排列。

5.卷内材料一律拆掉金属物，对破损的文件材料应进行修补。

6.凡是文件材料未注明标题或标题不规范、不明确的，可根据文件内容自拟标题外加“〔〕”，以区别于文件原有标题，方便查检。

7.各种材料大小采用国际标准A4型，图件按此规格叠成手风琴式，图名、图签折在外面。

8.文中密不可分的插图、照片应贴入文字材料内；附图册、表册、照片应贴上标签，填写件号及档号附在文字材料之后共同组成保管单位。其他载体材料可专柜保管，但需填写与文字材料卷一致的档号。

9.按顺序编排页号。无论单面或双面只要有书写文字，均应一面编写一个页号，页号位置在非装订线一侧的下角。不装订的以件为单位者，应在右上角加盖有单位名称、档号、件号的戳记，并逐项填写。

10.填写卷内目录及备考表。

11.文件形成部门提出每个案卷的密级并会同档案馆确定。

12.填写案卷标题，标题要简短、准确。

（三）归档验收

1.移交档案时交接双方必须当面检查验收，检查文件材料是否完整、齐全，排列、书写是否符合要求，标题是否确切，凡不符合规定要求者，接收人应拒绝接收，并限期改正补交。

2.移交时填写移交目录。移交目录一式两份，双方各执一份。

3.教学综合管理文件次年五月底前归档，其他各类材料完成一个培养周期（即一届学生从入学到毕业）当年寒假前一次性归档。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

湖南师范大学教学类档案归档范围和保管期限表

 

 

附件三：

湖南师范大学科研类档案归档细则

 

一、归档范围的确定

(一)确定的原则

  1.归档的科研管理和科研实践活动过程中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

  2.归档的科研文件材料，必须反映科研管理、科研项目(课题)活动的全过程，保证完整、准确、系统。

  3.归档的科研文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，照顾不同学科、专业的科研文件材料的不同特点和成套性。

4.几个单位协作完成的研究课题，由主持单位归档保存一整套档案，协作单位保存自己所承担任务中形成的科研文件材料，并将有关的复制件送交主持单位。如确系涉及协作单位的合法权益，应在协议、合同或委托书中明确其科研文件材料的归属，但协作单位应将承担课题部分的有关档号及案卷目录提供主持单位。

  5.与国外合作的研究课题，经协商在协议、合同中明确科研文件材料的归档办法。一般归入外事类。

(二)归档的主要内容和重点

  1.归档的主要内容包括综合管理、科研准备、研究实验、总结鉴定、申报奖励、推广应用等方面。

  2.归档的重点是本校承担的科研项目(课题)各个阶段形成的不同载体的文件材料，特别是研究实验阶段形成的作为研究结果依据的原始材料。

3.取得负结果或因故中断的重要课题的科研文件材料也应归档。

(三)不归档的文件材料

  1.上级有关科研的普发的(非专指高校)、不办的文件。

  2.上级有关科研的未定稿的文件，未生效的合同、协议书。

  3.未按科研管理程序列入计划、未经鉴定和不计工作量的个人项目。

  4.重份文件。

5.无查考利用价值的事务性、临时性文件。

  6.非隶属单位抄送的不办，也无参考价值的文件。

  7.校内其他单位发来的文件。

  8.与校外单位交换来的材料。

二、科研文件材料的部门立卷与归档流程

(一)形成积累

  1.课题组长在制订和讨论工作计划安排时，向课题组成员布置平时积累科研文件材料的任务和方法，并指定专人作兼职档案员。

2.学校科研管理部门和各课题组，按各自的职责范围，分别形成积累和整理科研工作各阶段的有关文件材料。

  3.档案部门应深入课题组了解课题进展情况，督促、指导科技人员做好科技文件材料的积累工作。

  4.归档的科研文件材料必须字迹工整、格式统一、图样清晰、签字手续完备。

5.科研管理性文件材料归档一份，科研报告底稿一份，复制稿一份，原始资料全部。

(二)整理组卷

  1.坚持实行科研文件材料形成部门和课题组立卷制度。课题结束后，由本课题组负责人主持立卷。兼职档案员将形成积累的全部文件材料按要求与课题组的业务性文件汇总整理成卷。

2.根据科研文件材料形成规律，保持其有机联系和便于利用查考组卷原则，以及科研文件材料的内容、价值、数量和载体形式等实际情况，将每个研究课题的科研文件材料进行系统整理，视其材料多少，组成一题一卷或一题数卷，将最能反映课题概况的科研文件材料，如开题文件、论文、专著、鉴定材料、成果申报与获奖材料、科研投资与经费核算材料等整理组成综合卷，排放在研究课题全部案卷之首，其余科研文件材料按科研阶段依次系统整理组卷。

  3.案卷内关系密切的文件材料要按重要程度排列：鉴定证书在前，现场分析、测试材料在后；正本在前，附件在后；印件在前，原稿在后；批复在前，请示在后。或按文件材料所反映的对象在工作程序上的衔接关系或隶属关系排列：总图在前，零件图在后；总装配图在前，分系统图在后。

  4.拆除案卷内的金属物，对破损的科研文件材料进行修补。

  5.填写案卷标题时，拟写的案卷标题应简明、准确揭示卷内的文件材料的内容。课题档案的案卷标题，一般应包括课题名称材料的内容特征及文件材料名称。如果一个课题材料仅组成一卷，可仅以课题名称为案卷标题。

  6.课题组组织归档前的鉴定工作，按学校科研档案保管期限表和《科学技术保密条例》，提出每个案卷的保管期限和密级划分的具体意见，保管期限分为永久、长期和短期(短期档案不向档案馆移交)，密级分为绝密、机密、秘密三种。

  7.《归档说明书》由科研管理部门兼职档案员填写，并放置在课题档案首卷卷首。

  8.“备考表”由科研管理部门兼职档案员填写。其“说明”栏可说明有关案卷之间的有关联系，如一项课题分阶段或分子课题进行，形成两个以上成果材料并分别归档的，说明案卷之间的联系。

(三)归档验收

  1.学校科技处、社科处和各课题组，按各自的职责范围，分别形成积累和整理科研工作各阶段的有关文件材料。

  2.课题结束或告一段落后，课题组兼职档案员将应归档的文件材料按组卷要求整理好送科技处或社科处，科技处、社科处负责检查归档材料的完整、准确、系统情况并与积累的管理性材料整理成卷并核准保管期限和密级。

  3.科技处和社科处在课题鉴定后两个月内将课题档案移交校档案馆。某些研究时间较长的项目，按研究工作的自然阶段归档。获奖材料及推广应用材料在其材料形成后及时归档。科研综合材料于次年五月底前归档。

  4.重大科研项目的鉴定、评审工作必须有学校档案部门参加。

  5.归档时档案部门应进行审查、验收，并在成果登记表上签署意见，加盖档案部门专用章。凡归档不完整、不齐全者，学校档案部门拒绝出具证明，科研管理部门不予申报成果。

  6.移交科研档案时，要填写移交目录一式两份，连同案卷向档案部门移交，然后经档案部门清点无误后，交接双方在移交目录上签字，并各执一份存查。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

湖南师范大学科研类档案归档范围和保管期限表

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

附件四：

湖南师范大学产品生产与科技开发类

档案归档细则

 

一、   归档范围的确定

(一)  确定的原则

1.归档的产品生产与科技开发活动过程中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

2.归档的产品生产与科技开发文件材料，必须反映产品生产管理、经营、销售管产品生产各个环节的全过程，保证完整、准确、系统。

3.归档的产品生产与科技开发文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，必须与实物一致并且有成套性。

(二)  归档的主要内容和重点

1.归档的主要内容包括综合管理、经营、销售项目的计划准备、设计、试制与鉴定、规模生产等六个方面。

2.归档的重点是各经济实体的申办报告、审批材料、业务往来合同、经济财务和产品设计、试制、生产、营销各个阶段形成的不同载体、形式的文件材料，特别是全套设计、工艺图纸等关键性的材料。

(三)不归档的文件材料

1.未定稿的材料和未定型的草图、蓝图、工时定额。

2.重份文件和重份图纸。

3.无查考价值和临时性、事务性文件。

4.未定稿的计划、制度。

5.未生效的合同、协议书。

二、产品生产与科技开发文件材料的部门立卷及归档流程

(一)      形成积累

1.产品生产与科技开发单位接受任务后，应向各级管理和技术人员布置文件材料形成、积累的任务，并指定专人负责整个过程(从设计到销售)中文件材料的形成积累工作。

2.工厂技术管理部门和产品设计组按产品生产工作不同阶段分别积累和整理有关的文件材料。

3.档案部门应深入工厂、公司，了解各部门文件材料的形成情况。督促、指导有关人员做好归档材料的积累工作。

4.归档材料必须字迹工整、图像清晰、纸质优良、图纸幅面大小要按国家统一格式，图纸签字手续完备。

5.归档材料一般归档一份(原件)，重要和经常使用的可酌加副本。蓝图、底图应各存一份。

(二)整理组卷

1.产品鉴定或定型后，产品设计组负责人把本产品形成的文件材料按其自然形成规律和有机联系，整理组卷交技术管理部门，技术管理部门负责检查归档材料的完整、准确、系统情况并与积累的管理性材料整理成卷后，再送交校档案部门。

2.根据产品生产与科技开发中技术文件材料的自然形成规律，保持其有机联系和便于利查考的组卷原则，将每个产品项目组成一卷或多卷，反映整个产品项目的关键材料放在首卷；底图单独存放。

3.若一个项目文件材料少时，应按文字材料在前，蓝图在后进行组卷，底图应单独存放。
    4.与各产品项目关系密切的管理性文件，应列入产品项目类中组卷。

5.底图、蓝图的格式和编号，必须符合国家标准。配套图必须附有目录。

6.幅面大于卷盒的文件材料以及图纸，按4号图纸规格折叠成手风琴式。底图一律平放或卷放，严禁折叠。对透明底图应用缝纫机打边。

7.卷内文件材料应按正件在前，附件在后排列。

8.对组好卷的技术文件材料进行逐页编号，每卷页号从1开始，无论单面或双面只要有书写、印刷的文件材料，每面均为一页。页号位置标在非装订线一侧的下角。以件为单位的应在右上角加盖有单位名称、档号、件号戳记章，并逐项填写。

9.填写卷内目录和备考表。卷内目录应放在卷内材料首页之上，备考表放在卷内材料尾页之后。

10.对蓝图、底图等不装订的文件材料，要按照卷内目录的编排次序、图号顺序进行排列。

11.产品技术负责人应填写归档说明书，归档说明书应放在产品项目内首卷卷内目录之前。

12.草拟案卷封面，标题应简明、准确。

13.产品技术负责人在归档前提出划定案卷保管期限和密级的意见，经技术管理部门同意后确定。

14.和产品生产与科技开发档案配套的照片、底片、录音带、录像带、计算机磁盘等特殊载体档案材料应分别组卷，专柜保管、档号应与有关文字材料卷一致。

(三)归档验收

1.新产品在成型鉴定前，档案部门应会同技术管理部门对应归档的文件材料进行审查，并出具证明材料。没有档案部门的证明材料，不能进行鉴定投产工作。

2.在产品定型鉴定(或验收)后两个月内，应完成立卷归档任务。在生产销售过程中产生的科技文件材料，由各有关部门按年度向技术管理部门移交。

3.因某种原因工作中断的产品，应在中断后两个月内完成立卷归档工作。

4.技术管理部门应认真填写档案移交目录一式两份。连同案卷一起交档案部门清点后，双方在移交目录上签字盖章，各执一份，以备查用。

5.管理性材料，应在次年五月底前完成归档任务。

 

 

 

 

湖南师范大学产品生产与科技开发类

档案归档范围和保管期限表

 

(一)  化工厂、湘云公司

 

 

 

附件五：

湖南师范大学基建类档案归档细则

 

一、归档范围的确定

(一)确定的原则

1.归档的基建管理和项目建设中形成的文件材料必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

2.归档的基建文件材料，必须反映基建管理和项目建设的全过程。保证完整、准确、系统。

3.归档的基建文件材料必须遵循其自然形成规律，保持彼此间的有机联系，与实物完全一致并具有成套性。

(二)归档的主要内容和重点

1.归档的主要内容包括综合管理、可行性研究、设计基础材料、设计文件、工程管理文件、施工文件、竣工文件、生产技术准备、试生产基建预算、概算、决算、器材管理等八个方面。

2.归档的重点是项目建设各个阶段形成的不同载体、形式的文件材料，特别是包括竣工图在内的全套图纸。

(三)不归档的文件材料

1.上级机关有关基建的普发性(非专指高校)不办的文件。

2.正式施工前的草图，未定型图纸。

3.重份文件和重份图纸。

4.无查考利用价值的临时性、事务性文件。

二、基建文件材料的部门立卷和归档流程

(一)形成积累

1.学校基建部门要有一位负责人分管基建档案工作，并配备相应专(兼)职档案人员，负责基建文件材料的形成、积累、归档工作。

2.基建部门接到基建项目后，在布置工作计划的同时布置形成积累基建文件材料的任务。

3.基建项目实行总承包给外单位的，由各承包单位负责收集、整理分包范围内的基建文件材料，交总承包单位汇总、整理，竣工时由总承包单位向学校基建部门提交完整、准确、系统的基建档案材料。

4.基建项目由几个单位分别承包的，各承包单位负责收集、整理所承包工程的基建文件材料，交学校基建部门汇总、整理。

5.学校档案部门应随时了解大型基建项目的工程进度，督促、指导专(兼)职档案员及工技术人员做好基建文件材料的积累工作。

6.基建部门应严格执行基建文件材料的审签制度，明确职责，把好文件材料形成的质量关。

7.学校的基建部门要检查设计、施工单位基建文件材料的编号是否统一，要与它所反映的一致，能揭示其性质与特征。

8.使用基建文件过程中不允许随便更改。如有更改，必须填写变更通知单，并履行批准手续。

9.归档的基建档案文件材料格式要统一、字迹工整、图像清晰。

10.归档的底图格式须按国家制图标准绘制完成。

11.归档的蓝图，规格必须符合国家标准，字、图清晰，用纸优良。

12.工程承包合同或施工协议中要依据国家对编制竣工图的要求，对竣工图的编制、整理、审核、交接、验收做出规定，做好施工记录、交工验收记录和签证等，编制好竣工图。

13.凡是重要和经常使用的文件材料要有副本。其他文件材料一般归档一份。

14.学校基建部门要定期检查、绘制本校的总平面图以及水、电、气、通讯等管网图。

(二)整理组卷

1.基建项目结束(含最终完成、阶段完成)后，基建部门的(专)兼职档案员，组织本项目形成的应归档的基建文件材料的整理组卷工作。

2.根据基建文件材料的形成规律，按保持其有机联系和便于利用查考的组卷原则，对基建文件材料的内容、价值、数量和载体形式进行系统整理，按工程项目组卷，一项一卷或若干卷。管理性文件材料在整个项目首卷，其余材料按文件性质分别组成案卷。

3.文件材料的排列：正件在前，附件在后；批复在前，请示在后。图纸按图的类别序号排列(即：地质图、初步设计图、建筑施工图、结构施工图、水工图、电工图、气管图、更改图)

4.拆除卷内金属物，对破损的材料进行修补。

5.基建文件材料采用卷皮、卷盒(袋)方式保管。蓝图大于卷盒的，以手风琴式折叠成四图纸的规格，底图采用卷筒或平放两种方式保管。蓝图、底图可以不装订，透明底图必须用缝纫机打图边。

6.无论单面或双面只要有书写文字，均作为一页编写页号，每卷页号均从1开始，页号置在非装订线一侧的下角，蓝图、底图可以一组有机联系的图纸为一件，以件为单元，在每件文件材料的右上角加盖有单位名称、档号、件号的戳记章，并逐一填写。

7.填写卷内目录和备考表。卷内目录一式两份，一份和本卷档案一起归档，一份交档案馆接收人签字后存基建部门。

8.由基建部门会同档案部门，确定保管期限。

9.草拟案卷封面各栏目，经档案部门审查后填写案卷封面。

(三)归档验收

1.基建项目在验收后两个月内归档。档案部门要认真进行审查、验收归档的档案资料，并在基建档案资料归档说明书上签署意见。

2.学校基建部门应从基建投资中扣留5%，作为基建档案保证金，待基建档案材料归档验收合格后发还。

3.填写基建档案资料移交目录，一式两份，连同案卷经档案部门清点无误后，交接双方在移交目录上签字盖章，各执一份。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

湖南师范大学基建类档案归档范围和保管期限表

 

附件六：

湖南师范大学仪器设备类档案归档细则

 

一、 归档范围的确定

（一）确定的原则

1．归档的设备管理工作和仪器设备申购、验收、使用、维修、改造各个环节中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

2．归档的文件材料必须反映设备管理和仪器设备项目从申购到改造的全过程，保证完整、准确、系统。

3．归档的仪器设备文件材料必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，必须与实物一致并有成套性。

4．作为学校固定资产的各种国产，进口的高、精、尖、新、稀的仪器设备，均须归档。

（二）归档的主要内容和重点

1．归档的主要内容包括综合管理、仪器设备项目依据性材料、开箱验收、安装调试、运行维修、随机图样等六个方面。

2．归档的重点是仪器设备项目（特别是价值十万元以上的）各个环节形成的不同载体的文件材料，包括全套随机图样。

3．本校自制、作为学校固定资产符合建档条件的仪器设备，除研制文件材料作为科研类档案外，其余均按仪器设备类档案要求处理。

（三）不归档的文件材料

1．上级普发（非专指高校）、不办的文件。

2．未定稿的管理性文件材料。

3．未生效的合同、协议书。

4．重份文件、校内单位发来的文件。

5．无查考价值的一般性函件。

6．仪器设备广告、宣传材料、定货会、展览会宣传品。

二、 仪器设备文件材料的部门立卷及归档流程

（一）形成与积累

1．学校设备管理部门是学校设备文件材料的形成积累、汇总部门，必须有专（兼）职档案员集中管理本校的设备文件材料。学校的设备计划、采购供应、使用单位都应指定专人负责设备文件材料的收集、积累、管理工作。

2．从申购设备到验收完毕（进口设备到索赔期满）过程中的管理性文件和技术性文件，均归口设备管理部门负责收集、积累，过程结束后移交档案部门。

3．设备保管使用部门要负责设备随机文件材料以及设备开箱、调试验收、使用记录等文件材料的收集、积累并及时整理登记，移交设备管理部门。

4．建立设备档案分室的单位，其档案员应负责做好设备文件材料的积累、整理分类、编目、装订、保管工作，并按要求向学校档案部门移交案卷目录。

5．学校档案部门随时了解、督促、检查、指导专（兼）职档案员做好设备文件材料的积累工作。

6．学校各级设备使用单位的负责人，要认真抓好设备文件材料的形成、积累、管理工作，科技人员和实验人员要爱护设备的技术文件，对设备的使用、维修、改造做到有活动就有完整的记录，确保设备文件的完整、系统、准确。

7．设备文件材料，必须用钢笔书写，严禁用圆珠笔、水彩笔。要求字迹工整，图样清晰。

8．设备文件材料一般归档一份，重要和经常使用的应酌加副本。

（二）整理组卷

1．坚持由设备文件材料形成部门立卷的原则。设备验收完成和进口设备索赔期满后，设备计划、采购供应部门的专(兼)职档案员应及时将形成的设备管理文件材料整理组卷。

2．根据设备文件材料的形成规律以及设备文件材料的内容、价值、数量和载体形式等实际情况，在坚持文件之间有机联系和便于利用查找的组卷原则下，将每项设备的文件材料进行系统整理，组成一个或若干个案卷。

3．将最能反映设备购置概况的文件材料，如申购报告、批复文件、论证文件、投资文件、订购合同、验收报告、索赔文件等整理组成案卷，排放在各卷之首，其余设备技术文件材料按设备工作程序及重要程度，依次系统排列。

4．设备文件材料中的非纸质载体材料，除密不可分者外，应放入特殊载体档案专柜保管，并按要求标明参见号。

5．卷内的文件材料按文字材料在前，图表在后的顺序排列。

6．拆除卷内文件中的金属物，用线装订，对破损的文件材料进行修补，对引进设备中专用文件夹，可以保持原状。

7．设备文件材料采用卷盒和卷皮的保管形式，图件按卷盒规格叠成手风琴式。引进设备文件用卷盒保管有困难的，可按其自然状态保管。

8．全部设备文件无论单面或双面只要有书写符号，每面均为一页，每卷页号均从1开始，页号位置在非装订线一侧的下角，对不装订卷在每件文件上加盖有单位名称、档号、件号的戳记章并依次编写件号。

9．认真填写卷内目录和备考表。卷内目录必须打印；每个案卷组成以后，都应填写备考表，写明本案卷图纸和文件材料的总页数，并对文件材料的完整、准确程度、损坏、缺少情况加以说明。日后案卷内的图纸和文字材料需要变更、修改时，由档案管理人员随时在备考表上注明。

10．确定设备档案卷内文件的保管期限。对最能反映设备购置概况和设备技术性能的文件材料，如申购报告、批复文件、论证文件、投资文件、订购合同、验收报告、索赔文件等，定为长期保管，设备随机的技术文件和使用维修、改造等文件，由于其价值是作为设备的组成部分而存在的，原则上随设备而存在，保管期限定为与设备共存。

（三）归档验收

1．设备管理部门的专(兼)职档案员，填写移交目录。内容包括设备文件材料名称、份数、移交时间。移交目录一式二份，归档时双方签字，各持一份备查。

2．设备档案的归档时间为设备验收完毕投入使用后二个月，引进设备为索赔期满后二个月。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

湖南师范大学仪器设备类档案

归档范围和保管期限表

附件七:

湖南师范大学出版类档案归档细则

 

一、归档范围的确定

（一）确定的原则

 1. 归档的编辑出版管理和出版活动中形成的文件材料必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

2. 归档的出版文件材料必须反映编辑出版管理职能和出版活动的全过程，保证完整、准确、系统。

3. 归档的出版文件材料必须遵循其自然形成规律，保持有机联系，特别注意出版材料的成套性特点。

（二）归档的主要内容和重点

1. 归档的主要内容包括综合管理，出版物的编审、出版等方面的内容。

2. 归档的重点是出版活动各个阶段形成的不同载体、形式的文件材料，尤其是出版物本身。

（三）不归档的文件材料

1.上级机关有关出版的普发（非专指高校），不办的文件。

2.未生效的合同、协议书。

3.不退、不用的稿件、非定稿的稿件。

4.重份文件及校内单位发来的文件。

5.无查考价值的事务性、临时性函件。

6.校外单位交换来的材料。

以上某些文件如认为必要，也可有选择地作资料暂存。

二、出版文件材料的部门立卷和归档流程

（一）形成积累

1.出版物出版前，责任编辑应注意归档材料的积累和保管，将全部材料收集整理放入材料积累袋内，并随时检查归档材料是否完整、系统、准确，及时进行补救。

2.出版物出版后，责任编辑必须将归档材料加以整理，按彼此间的自然联系进行系统排列，放入案卷内，拟出标题，经部（室）主任审查和专（兼）职档案员检查后，编好卷内目录，连同清样或样书（均须写入目录内）原稿、审核材料等放入袋内。

（二）整理组卷

1.出版档案以出版物名称立卷。一般一期刊物及其原稿、审稿单组成一卷，出版本在前，原稿附后，每份文章的审稿单放在该原稿前；一部书稿视情况立一卷或数卷，样书在前，出版合同、协议书、出版请示和批复等材料依次在后。

2.跨年的出版档案，放在出版物的出版年度立卷。

3.出版档案案卷标题以书籍著（译）者、书名为标题；刊物以刊名加刊期为标题。

4.出版档案内的原稿、清样，均须除去金属物，修补破损处，用线装订，装订线外有重要批注者，须进行贴边处理。

5.编制页、件号，样书只编件号。

6.卷未备考表应逐项认真填写。

（三）归档验收

1.书刊出版后一个月内，责任编辑应向本社、部（室）专（兼）职档案员归档，经验收合格后，发给凭据，社部负责人和财务部门始可按此签发稿费通知单和发放稿费。

2.各社、部（室）的专（兼）职档案员应在次年五月底前，将上年应归档的出版档案，集中向档案馆移交，移交时打印移交目录一式二份，双方各执一份。

3.出版物版权转移到校外出版社时，档案一般应随同转移，或者将有关材料退还给作者。

 

 

湖南师范大学出版类档案归档范围和保管期限表

 

（一）出版社、各期刊编辑部

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

附件八：

湖南师范大学外事类档案归档细则

 

一、归档范围的确定

（一）确定的原则

1．归档的外事管理和外事活动中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

2．归档的外事文件材料，必须反映外事管理、外事活动的全过程，保证其完整、准确、系统。

3．归档的外事文件材料必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，体现涉外工作的职能和特点。

（二）归档的主要内容和重点

1．归档的主要内容包括综合管理，出国（境）与来校任教、讲学、进修、访问、考察、参加国际会议、国际合作、留学生工作等方面，具体范围见《湖南师范大学外事类档案归档范围和保管期限

2．归档的重点是重大涉外和国际合作项目、留学生工作活动中形成的不同载体的文件材料。

3．本校人员在国外获得的证书、奖状、奖章、奖品，可采取不同方式归档，或存印件、影印件；外国赠送学校的纪念品、礼品，有保存意义的应归档，不宜长期保存的可存影印件和清单。

（三）不归档的文件材料

1．上级关于外事工作普发（不专指高校）、不办的文件。

2．未定稿的各种文件。

3．未生效的合同、协议书。

4．无查考利用价值的一般性、临时性函件。

5． 重份文件，校内各单位发来的文件。

6．与校外单位交换来的材料。

二、外事文件材料的部门立卷及归档流程

（一） 形成积累

1．学校外事管理部门是学校外事管理、涉外教学、科研文件材料的归口部门，在来校、出国（境）、国际合作、国际会议活动结束后，负责将与以上工作有关的单位形成的各种外事文件材料收集、汇总、整理组卷，按规定向校档案馆移交

2．凡出国（境）学习、访问、考察、讲学、参加国际会议的人员应在归国后一个月内将在国（境）外各项活动中形成的材料交给派遣管理部门进行验收后，出具证明，财务部门方可准予报帐结算。

3．归档的外事文件材料，必须是打印或用钢笔、毛笔书写，字迹工整，图样清晰。

（二）整理组卷

1． 根据外事文件材料的形成规律以及内容、价值、数量、密级和载体等实际情况，保持文件材料之间有机联系和便于查考利用的组卷原则，以内容为主，将每组外事文件材料进行整理，组成一个或数个案卷。

2．对来校、出国（境）和国际合作、国际会议的文件材料中，上级文件、请示报告、上级批复与国外来往信函等准备阶段的材料，按年度分类组卷，将国内和国（境）外活动期间形成的材料及派出回国后的综合性材料按活动性质，分类组卷，各阶段密不可分的材料按正件在前，附件在后；印件在前，原稿在后；批复在前，请示在后排列。

3．拆除卷内文件的金属物，对破损的和无装订边的文件材料进行修补，对幅面大于卷皮或卷盒的文件材料要进行折叠。

4．除与文字材料密不可分者外，其余载体的材料、礼品，应保持其原状，另行专柜保管。档号与文字材料一致。

5．以案卷形式保管的外事文件材料，按顺序编写页码，无论单面或双面只要有书写符号的文件材料，每面均为一页，每卷页号均从1开始，页号编在非装订线一侧的下角。

6．打印卷内目录。归档的案卷必须按规定的格式逐项打印卷内目录。正文与附件、正本与底稿合编一个顺序号。

7．填写备考表。在备考表内写明本案卷文件材料的总页数，并对文件材料的完整、准确程度，损坏缺少情况加以说明。

8．外事管理部门要进行归档前的鉴定工作，按规定提出每个案卷内部文件的保管期限和密级的意见，经单位主管领导同档案馆协商后确定。

（三）归档验收

1．移交档案时交接双方必须当面检查验收,凡不符合要求者,档案馆应拒绝接收,要求限期改正后归档。

2．移交时填写移交目录,移交目录一式二份。双方各执一份备查。

3．外事档案在次年五月底前向档案馆移交归档。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

湖南师范大学外事类档案归档范围和保管期限表

 

 

 

 

 

附件九：

湖南师范大学财会类档案归档细则

 

一、归档范围的确定

（一）确定的原则

1．归档的财务工作管理和会计活动中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

2．归档的财会文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，充分考虑财会档案的类型特点。

3．归档的财会文件材料，必须反映财务管理，会计活动的全过程，保证完整、准确、系统。

（二）归档的主要内容和重点

1．归档的主要内容包括综合管理，会计凭证、会计帐薄、会计报表、工资清册等方面。

2．归档的重点是会计活动中各个阶段形成的不同类型的具有长期保存价值的文件材料。

（三）不归档文件材料

1．上级有关财务的普发性（非专指高校）不办的文件。

2．未定稿的文件。

3． 重份文件及校内其他单位发来的文件。

4．未生效的合同、协议、单据。

5． 无查考利用价值的一般性，临时性文件。

6．与校外单位交换来的材料（可作资料保存）。

二、财会文件材料的部门立卷及归档流程

（一） 形成积累

1．学校财会部门领导，在制定财会计划时，要向会计经办人员布置形成积累财会材料的任务、确定本部门的专（兼）职档案员。

2．财会部门的专（兼）职档案员，既要做好平时综合管理文件的收集、积累、管理工作，又要督促会计承办人员，做好平时业务材料的收集，积累工作，注意文件材料的完整、系统、准确。

3．学校档案馆，应了解会计业务，监督、指导，检查财会部门的档案业务工作。

（二）整理组卷

1．学校财会部门及校内在专业银行开户的以及办有经济实体的单位，均为一个立卷部门，分工归口立卷。

2．坚持财会文件材料形成部门立卷归档的原则，各财会部门专（兼）职档案员负责将积累的文件组卷成册，向学校档案部门移交。

3． 遵循会计核算材料的形成规律的特点，保持其有机联系，便于保管和利用的组卷原则，将归档的会计核算材料收集齐全、完整，根据各类材料的时间顺序、内容价值、数量、保管期限分别整理组卷。

4．按照会计年度时间进行组卷，不同年度的会计核算材料不能放在一起立卷。

5．财会部门将各种记帐凭证按时间顺序整理，组成一卷或多卷，每卷不超过200页，厚度2cm为宜。

6．案卷封面应逐项按规定填写清楚，标题要简明、确切地反映卷内材料内容，包括责任者，内容和文件类型、名称，要用毛笔、碳素墨水钢笔书写或者用计算机打印，字迹工整、清晰。

7．对于未了结的债权、债务及涉外的原始凭证，应单独立卷，保管到结清债权债务为止。

8． 编写页号，每卷页号均从1开始，编写在有书写文字的页上非装订线一侧的下角。长期永久保管的案卷，要填写卷内目录，按规定格式填写，用钢笔或毛笔书写，禁止使用圆珠笔、铅笔。

9． 卷内文件材料要去掉金属物，对破损和无装订线位置的文件要进行修复、贴边处理。字迹模糊、扩散的应复制并与原件一并立卷。

10．案卷采用三孔一线的方法，粗线装订成册。卷内材料以左下方对齐、在左侧装订。

11． 卷内备考表记载案卷内材料的缺损、修复、补充、移交、损毁等需要说明的情况。

（三） 归档验收

1．当年产生的会计材料，立卷部门应于次年第一季度内整理组卷，并向档案馆移交一份案卷目录。

2．财会部门移交财会档案时间：当年财会档案，在会计年度终了后可暂由财会部门保管1～3年，期满后的次年五月底向档案馆移交。

3．财务处的综合性管理文件按年度于次年五月底前，由专（兼）职档案员整理组卷，向档案馆移交归档。

4． 移交财会档案时，要编制移交目录一式二份以便存查。交接双方必经当面验收归档材料是否完整、系统、准确，卷内材料排列、编号、书写是否符合要求。凡不符合要求者，档案馆有权拒绝接收，并要求限期改正后归档。

5．学校档案馆接收保管的财会档案，原则上应保持原装，个别需要拆封重新整理的，应当会同财会部门经办人员共同拆封整理，以分清责任。

6． 档案馆对违反财会档案管理制度的有权进行检查纠正。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

湖南师范大学财会类档案归档范围和保管期限表

 

(一)   财务处

 

 

 

 

 

 

 

 

 

附件十：

湖南师范大学声像载体档案归档细则

 

一、归档范围的确定

(一)确定的原则

1.归档的学校各项活动中形成的、或校外单位形成的与本校有关的声像载体材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

2.归档的声像载体材料必须反映声像制作活动的全过程，保证完整、准确、系统。

3.归档的声像载体材料必须遵循其自然形成规律，保持声像载体与纸质载体、不同声像载体之间的自然联系，注意其成套性特点。

(二)归档的主要内容和重点

1.归档的主要内容包括综合管理、制作工作和声像载体材料三个方面。

2.归档的重点是本校各项活动中直接形成的声像载体材料，尤其是声像载体材料的原件。

(三)不归档的文件材料

1.不能反映本校工作、活动的声像材料。

2.音响、画面严重失真、内容残缺无使用价值的声像材料。

3.重份声像材料。

二、声像载体材料部门立卷和归档流程

(一)形成积累

1.视听(电教)中心、宣传、报刊、出版部门和其他声像材料形成部门，均为立卷单位，分工归口立卷。

2.声像项目负责人、编导和其他制作人员，要按分工认真作好制作记录、整个工作结束后，按归档要求向本单位专(兼)职档案员移送全套案本。

3.单位专(兼)职档案员对收集上来的声像材料，按规定程序进行系统整理后向档案馆移交。

(二)整理组卷

1.立卷原则

(1)根据声像文件材料形成规律和多种载体的特点，分类组成保管单位。

(2)对单件声像载体材料，要附以文字说明，对同一载体多项内容的，采用按主题内容逐一著录的方法，对同一内容、多载体合成的档案，应注明参见号，既保持声像载体档案的原始顺序，又凭借著录，保证不同内容的声像材料具有独立的使用性。

2.立卷分类

(1)按介质分为纸质文件材料和声像载体材料；

(2)纸质文件材料指综合管理工作文件材料和制作项目的文件材料。

(3)声像载体材料按类型分为照片、录音制品、录像制品、幻灯片、磁盘、影视胶片、缩微胶片、光盘等；

3.立卷分工

(1)综合管理材料，由新闻中心立卷归档；

(2)制作项目文件和声像制品，由制作项目单位或个人立卷归档；

(3)两个以上单位共同制作的，由主办单位立卷归档；

(4)外单位制作的反映本校活动的声像载体材料。由宣传部负责收集归档。

4.归档材料的整理

(1)归档前应检查归档材料是否完整、准确、系统、配套，音响、画面是否清楚，对有局部划伤、断裂者，应及时修补、粘结，生霉发潮的要及时冲淡、风干。

(2)根据声像载体材料的形成规律，保持其有机联系和便于查考利用的原则，结合内容、价值、数量和载体类型、尺幅进行系统整理，组成保管单位。

(3)照片及底片要有文字说明(包括内容、时间、地点、人物和制作者)，其他载体形式要有相应的文字材料，包括完成原本、定稿本、长度、时间、内容简介、色彩、密级、制作单位和人员等。

(4)声像制作材料和声像制品的档号要与文字材料的档号互相照应、互记参见号。

(5)声像制品的装具，一般应使用原装具。经制作后的单件声像制品和照片，可用符合规范的专门的盒、册、封套装载。

(三)归档验收

1.声像材料形成部门应在规定时间向档案馆办理移交手续，填写移交目录一式二份，各执一份备查。

2.归档的声像载体和文件材料，必须符合本规范的案卷质量要求。

3.综合管理材料归档时间为次年五月底以前。声像载体材料在完成制作后三个月内归档。照片档案可按各类档案的归档时间归档。

4.个人制作的声像材料可在制作完成后随时归档。

三、声像载体档案归档范围和保管期限

(参见前面各大类档案归档范围和保管期限)