附件九：湖南师范大学财会类档案归档细则

附件九：

湖南师范大学财会类档案归档细则

一、归档范围的确定

（一）确定的原则

1．归档的财务工作管理和会计活动中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

2．归档的财会文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，充分考虑财会档案的类型特点。

3．归档的财会文件材料，必须反映财务管理，会计活动的全过程，保证完整、准确、系统。

（二）归档的主要内容和重点

1．归档的主要内容包括综合管理，会计凭证、会计帐薄、会计报表、工资清册等方面。

2．归档的重点是会计活动中各个阶段形成的不同类型的具有长期保存价值的文件材料。

（三）不归档文件材料

1．上级有关财务的普发性（非专指高校）不办的文件。

2．未定稿的文件。

3． 重份文件及校内其他单位发来的文件。

4．未生效的合同、协议、单据。

5． 无查考利用价值的一般性，临时性文件。

6．与校外单位交换来的材料（可作资料保存）。

二、财会文件材料的部门立卷及归档流程

（一） 形成积累

1．学校财会部门领导，在制定财会计划时，要向会计经办人员布置形成积累财会材料的任务、确定本部门的专（兼）职档案员。

2．财会部门的专（兼）职档案员，既要做好平时综合管理文件的收集、积累、管理工作，又要督促会计承办人员，做好平时业务材料的收集，积累工作，注意文件材料的完整、系统、准确。

3．学校档案馆，应了解会计业务，监督、指导，检查财会部门的档案业务工作。

（二）整理组卷

1．学校财会部门及校内在专业银行开户的以及办有经济实体的单位，均为一个立卷部门，分工归口立卷。

2．坚持财会文件材料形成部门立卷归档的原则，各财会部门专（兼）职档案员负责将积累的文件组卷成册，向学校档案部门移交。

3． 遵循会计核算材料的形成规律的特点，保持其有机联系，便于保管和利用的组卷原则，将归档的会计核算材料收集齐全、完整，根据各类材料的时间顺序、内容价值、数量、保管期限分别整理组卷。

4．按照会计年度时间进行组卷，不同年度的会计核算材料不能放在一起立卷。

5．财会部门将各种记帐凭证按时间顺序整理，组成一卷或多卷，每卷不超过200页，厚度2cm为宜。

6．案卷封面应逐项按规定填写清楚，标题要简明、确切地反映卷内材料内容，包括责任者，内容和文件类型、名称，要用毛笔、碳素墨水钢笔书写或者用计算机打印，字迹工整、清晰。

7．对于未了结的债权、债务及涉外的原始凭证，应单独立卷，保管到结清债权债务为止。

8． 编写页号，每卷页号均从1开始，编写在有书写文字的页上非装订线一侧的下角。长期永久保管的案卷，要填写卷内目录，按规定格式填写，用钢笔或毛笔书写，禁止使用圆珠笔、铅笔。

9． 卷内文件材料要去掉金属物，对破损和无装订线位置的文件要进行修复、贴边处理。字迹模糊、扩散的应复制并与原件一并立卷。

10．案卷采用三孔一线的方法，粗线装订成册。卷内材料以左下方对齐、在左侧装订。

11． 卷内备考表记载案卷内材料的缺损、修复、补充、移交、损毁等需要说明的情况。

（三） 归档验收

1．当年产生的会计材料，立卷部门应于次年第一季度内整理组卷，并向档案馆移交一份案卷目录。

2．财会部门移交财会档案时间：当年财会档案，在会计年度终了后可暂由财会部门保管1～3年，期满后的次年五月底向档案馆移交。

3．财务处的综合性管理文件按年度于次年五月底前，由专（兼）职档案员整理组卷，向档案馆移交归档。

4． 移交财会档案时，要编制移交目录一式二份以便存查。交接双方必经当面验收归档材料是否完整、系统、准确，卷内材料排列、编号、书写是否符合要求。凡不符合要求者，档案馆有权拒绝接收，并要求限期改正后归档。

5．学校档案馆接收保管的财会档案，原则上应保持原装，个别需要拆封重新整理的，应当会同财会部门经办人员共同拆封整理，以分清责任。

6． 档案馆对违反财会档案管理制度的有权进行检查纠正。

湖南师范大学财会类档案归档范围和保管期限表

(一)   财务处