附件十：
湖南师范大学声像载体档案归档细则
一、归档范围的确定
(一)确定的原则
1.归档的学校各项活动中形成的、或校外单位形成的与本校有关的声像载体材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。
2.归档的声像载体材料必须反映声像制作活动的全过程，保证完整、准确、系统。
3.归档的声像载体材料必须遵循其自然形成规律，保持声像载体与纸质载体、不同声像载体之间的自然联系，注意其成套性特点。
(二)归档的主要内容和重点
1.归档的主要内容包括综合管理、制作工作和声像载体材料三个方面。
2.归档的重点是本校各项活动中直接形成的声像载体材料，尤其是声像载体材料的原件。
(三)不归档的文件材料
1.不能反映本校工作、活动的声像材料。
2.音响、画面严重失真、内容残缺无使用价值的声像材料。
3.重份声像材料。
二、声像载体材料部门立卷和归档流程
(一)形成积累
1.视听(电教)中心、宣传、报刊、出版部门和其他声像材料形成部门，均为立卷单位，分工归口立卷。
2.声像项目负责人、编导和其他制作人员，要按分工认真作好制作记录、整个工作结束后，按归档要求向本单位专(兼)职档案员移送全套案本。
3.单位专(兼)职档案员对收集上来的声像材料，按规定程序进行系统整理后向档案馆移交。
(二)整理组卷
1.立卷原则
(1)根据声像文件材料形成规律和多种载体的特点，分类组成保管单位。
(2)对单件声像载体材料，要附以文字说明，对同一载体多项内容的，采用按主题内容逐一著录的方法，对同一内容、多载体合成的档案，应注明参见号，既保持声像载体档案的原始顺序，又凭借著录，保证不同内容的声像材料具有独立的使用性。
2.立卷分类
(1)按介质分为纸质文件材料和声像载体材料；
(2)纸质文件材料指综合管理工作文件材料和制作项目的文件材料。
(3)声像载体材料按类型分为照片、录音制品、录像制品、幻灯片、磁盘、影视胶片、缩微胶片、光盘等；
3.立卷分工
(1)综合管理材料，由新闻中心立卷归档；
(2)制作项目文件和声像制品，由制作项目单位或个人立卷归档；
(3)两个以上单位共同制作的，由主办单位立卷归档；
(4)外单位制作的反映本校活动的声像载体材料。由宣传部负责收集归档。
4.归档材料的整理
(1)归档前应检查归档材料是否完整、准确、系统、配套，音响、画面是否清楚，对有局部划伤、断裂者，应及时修补、粘结，生霉发潮的要及时冲淡、风干。
(2)根据声像载体材料的形成规律，保持其有机联系和便于查考利用的原则，结合内容、价值、数量和载体类型、尺幅进行系统整理，组成保管单位。
(3)照片及底片要有文字说明(包括内容、时间、地点、人物和制作者)，其他载体形式要有相应的文字材料，包括完成原本、定稿本、长度、时间、内容简介、色彩、密级、制作单位和人员等。
(4)声像制作材料和声像制品的档号要与文字材料的档号互相照应、互记参见号。
(5)声像制品的装具，一般应使用原装具。经制作后的单件声像制品和照片，可用符合规范的专门的盒、册、封套装载。
(三)归档验收
1.声像材料形成部门应在规定时间向档案馆办理移交手续，填写移交目录一式二份，各执一份备查。
2.归档的声像载体和文件材料，必须符合本规范的案卷质量要求。
3.综合管理材料归档时间为次年五月底以前。声像载体材料在完成制作后三个月内归档。照片档案可按各类档案的归档时间归档。
4.个人制作的声像材料可在制作完成后随时归档。
三、声像载体档案归档范围和保管期限
(参见前面各大类档案归档范围和保管期限)