附件八：湖南师范大学外事类档案归档细则

附件八：

湖南师范大学外事类档案归档细则

一、归档范围的确定

（一）确定的原则

1．归档的外事管理和外事活动中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

2．归档的外事文件材料，必须反映外事管理、外事活动的全过程，保证其完整、准确、系统。

3．归档的外事文件材料必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，体现涉外工作的职能和特点。

（二）归档的主要内容和重点

1．归档的主要内容包括综合管理，出国（境）与来校任教、讲学、进修、访问、考察、参加国际会议、国际合作、留学生工作等方面，具体范围见《湖南师范大学外事类档案归档范围和保管期限

2．归档的重点是重大涉外和国际合作项目、留学生工作活动中形成的不同载体的文件材料。

3．本校人员在国外获得的证书、奖状、奖章、奖品，可采取不同方式归档，或存印件、影印件；外国赠送学校的纪念品、礼品，有保存意义的应归档，不宜长期保存的可存影印件和清单。

（三）不归档的文件材料

1．上级关于外事工作普发（不专指高校）、不办的文件。

2．未定稿的各种文件。

3．未生效的合同、协议书。

4．无查考利用价值的一般性、临时性函件。

5． 重份文件，校内各单位发来的文件。

6．与校外单位交换来的材料。

二、外事文件材料的部门立卷及归档流程

（一） 形成积累

1．学校外事管理部门是学校外事管理、涉外教学、科研文件材料的归口部门，在来校、出国（境）、国际合作、国际会议活动结束后，负责将与以上工作有关的单位形成的各种外事文件材料收集、汇总、整理组卷，按规定向校档案馆移交

2．凡出国（境）学习、访问、考察、讲学、参加国际会议的人员应在归国后一个月内将在国（境）外各项活动中形成的材料交给派遣管理部门进行验收后，出具证明，财务部门方可准予报帐结算。

3．归档的外事文件材料，必须是打印或用钢笔、毛笔书写，字迹工整，图样清晰。

（二）整理组卷

1． 根据外事文件材料的形成规律以及内容、价值、数量、密级和载体等实际情况，保持文件材料之间有机联系和便于查考利用的组卷原则，以内容为主，将每组外事文件材料进行整理，组成一个或数个案卷。

2．对来校、出国（境）和国际合作、国际会议的文件材料中，上级文件、请示报告、上级批复与国外来往信函等准备阶段的材料，按年度分类组卷，将国内和国（境）外活动期间形成的材料及派出回国后的综合性材料按活动性质，分类组卷，各阶段密不可分的材料按正件在前，附件在后；印件在前，原稿在后；批复在前，请示在后排列。

3．拆除卷内文件的金属物，对破损的和无装订边的文件材料进行修补，对幅面大于卷皮或卷盒的文件材料要进行折叠。

4．除与文字材料密不可分者外，其余载体的材料、礼品，应保持其原状，另行专柜保管。档号与文字材料一致。

5．以案卷形式保管的外事文件材料，按顺序编写页码，无论单面或双面只要有书写符号的文件材料，每面均为一页，每卷页号均从1开始，页号编在非装订线一侧的下角。

6．打印卷内目录。归档的案卷必须按规定的格式逐项打印卷内目录。正文与附件、正本与底稿合编一个顺序号。

7．填写备考表。在备考表内写明本案卷文件材料的总页数，并对文件材料的完整、准确程度，损坏缺少情况加以说明。

8．外事管理部门要进行归档前的鉴定工作，按规定提出每个案卷内部文件的保管期限和密级的意见，经单位主管领导同档案馆协商后确定。

（三）归档验收

1．移交档案时交接双方必须当面检查验收,凡不符合要求者,档案馆应拒绝接收,要求限期改正后归档。

2．移交时填写移交目录,移交目录一式二份。双方各执一份备查。

3．外事档案在次年五月底前向档案馆移交归档。

湖南师范大学外事类档案归档范围和保管期限表