本着“务实、节俭、廉洁”的原则，为规范经费管理与报销工作，根据国家有关会计法律法规和学校财务管理制度，结合档案馆的实际情况，制定本制度。
一、经费管理与报销实行“‘一支笔’统管，全体职工监督”的制度。“一支笔”对经费管理与报销统一行使审批权。“一支笔”按照《湖南师范大学二级单位财务“一支笔”管理办法（试行）》行使职权和接受监督。每学期末“一支笔”向全体职工报告经费管理与支出情况，接受全体职工质询。
二、强化经费使用的计划性。所有经费开支必须事前向“一支笔”申报，经同意后方能开支。严禁超计划、超预算、越范围、越标准开支经费。
三、严格和规范经费报销的审批程序。“一支笔”要严格按会计法律法规及学校财务制度审核各项费用支出，对报销凭据及附件资料（物资入库单、原始发票附件等）的真实性、合法性、准确性、完整性要进行严格审核。审批程序：经手人在凭据和附件资料上注明经费使用时间和用途并签名→证明人或验收人签名→“一支笔”审批→财务处报销。单笔支出在3000元以上的费用报销或财务处对报销项目存有疑问时，由“一支笔”与馆长或副馆长联签审批。“一支笔”的费用报销，由馆长或副馆长和“一支笔”、“财务核算员”三人联签。
四、严格“三公”经费的开支。“三公”经费的开支严格按照学校的有关规定执行。
五、加强借款管理，严禁借机挪用和无故拖欠公款。严格按照《湖南师范大学暂付款管理暂行办法》的相关规定审批借款，借款人必须在承诺报账期限内办理归还或报账手续。审批程序：经手人填写借款单→“一支笔”审批→财务处借款。
六、经费报销必须在经费开支发生后一个月以内办理报销手续，并做到一事一报，严禁将多项支出混在一起报销。
七、本制度从2014年4月1日起实行。