湖南师范大学关于建立和征集人物档案的实施办法
（校行发[2003]18号）
第一章 总 则
第一条 为了适应学校的发展，不断丰富我校档案馆藏，根据《档案法》的有规定，校档案馆特增设“湖南师范大学人物档案”类目，并制定本实施办法。
第二条 人物档案是具有“原始性、真实性、动态性，永久性”的个人档案。它既是重要的档案史料，又是进行宣传教育的生动材料。
第三条 凡经学校确定为人物档案范畴的个人，在国内外教学科研、党政管理活动中形成的，具有珍贵保存价值的著作、论文、笔记、证书、照片、图表、实物等材料，均属于人物档案。
第四条 人物档案由本人（或家属）及所在部门负责收集、整理和归档。档案馆负责业务指导。
第五条 人物档案由档案馆统一管理和提供利用。
第二章 人物档案范围
第六条 在校工作、学习期间，在国内外具有较高的学术地位和知名度的教授、专家以及具有深远影响的教育家、社会活动家和文艺与体育明星，经学校批准，作为人物档案收集范围。
第七条 人物档案收集对象
（一）科学院院士、工程院院士；
（二）国家有突出贡献专家、省优秀专家；
（三）国家级劳动模范、国家优秀教师、国家优秀教育工作者；
（四）获国家教学、科研三等奖以上的第一完成者；获国家级以上重大比赛的前三名；
（五）全国人大代表、全国政协委员、省人大常委会委员、省政协常委及其以上人员；
（六）历任学校党、政领导。
第三章 归档范围及收集办法
第八条 归档范围
（一）个人在国内外杂志、期刊上刊登的学术论文、译文等；
（二）个人公开发表的专著、译著，个人未公开发表的重要文稿（手稿、讲稿）等；
（三）个人编写或主编的重要教材等；
（四）参加国内外重要会议、科学研究、学术活动和重大比赛的讲话稿、照片（底片）、录像带、录音带等；
（五）国家级或省部（委）级颁发的各种证书、聘书、奖状等；
（六）与国家、省部（委）领导人合影或参加接见的照片、录像带；
（七）与国内外知名学者合影的照片、录像带；
（八）已故人士的生平简历及有关材料；
（九）其它有保存价值的材料。
第九条 收集办法
（一）档案馆将有计划地对人物档案的征集对象情况进行调查，分期、分批开展收集；
（二）经学校确定列入人物档案的个人，由档案馆通知其本人及所在部门，进行收集；
（三）所收集的人物档案材料若与学校其他部门档案收集内容发生冲突时，应以满足学校档案馆人物档案收集为主，其他部门的档案手迹采用复印（复制）件；
（四）若归档的个人实物档案极其珍贵或仅有一份时，如有纪念意义的证书、聘书、奖状、奖章，个人仅存照片或与领导人、知名人士的合影等，视情况分别采取收集、复制、征集、免费代管等方式，随时提供本人（或家属）使用；
（五）各部门和人物档案的本人应积极作好人物档案的整理、立卷、归档工作。档案馆负责业务指导；
（六）若人物档案的本人已故，由家属或有关人员代为整理、移交档案材料。
第四章 人物档案的管理和利用
第十条 档案馆设置专门岗位，指定专人管理。负责人物档案材料的收集整理、业务指导，以及档案移交接收，服务利用等。
第十一条 档案馆将和人物档案的本人及相关人员保持长期联系，根据本人在学术研究或者管理工作方面的不断提高和发展，随时收集新内容充实到本人的档案中。
第十二条 人物档案作为校史陈列的重要内容定期向学校教职工、学生开放，或不定期向校外参观来访者开放。
第十三条 学校在档案馆业务经费中划拨人物档案专项经费，用于资料收集、照片翻拍、实物复制、展板展柜制作等项工作的开展。
第十四条 凡向档案馆捐赠、寄存档案的个人，对其档案可享有优先和无偿利用权，对其中不宜向社会开放的可提出限制利用意见，档案馆依法维护个人合法权益，并做好安全保密工作。