一、打印目录
从档案馆的网站下载博士、硕士研究生个人档案专用卷内目录，根据学生类别选择相应的目录模板进行打印。
二、准备材料
根据目录的要求准备好每一份材料，按照材料上的要求填写日期、签名、盖章。
三、排序装订
按照目录的顺序排列准备好的材料，去掉所有材料中的订书针，把目录放在第一页，其它材料依序排列，页面平整，左边和下脚对齐，用两个不锈钢夹装订好。再把装订好的材料夹在论文中间。
四、打印移交单
按照移交单的顺序把每个学生的业务档案排序。移交单包括序号、姓名、学号、专业名称、学位类别、毕业时间、备注。不需要列入导师姓名、论文题目、联系电话等内容。如果哪份材料缺少了，要在备注中说明。（示例见附件）
五、准备照片
准备毕业生集体照一张。
六、预约移交时间
联系档案馆技术部，预约移交时间。
七、办理移交手续
按约定时间移交档案，交接双方应当面检查档案质量，清点数量，填写交接单。
附件：
XX学院2015年6月毕业研究生名单
序号 |
姓名 |
学号 |
学院 |
学科专业 |
学位名称 |
毕业时间 |
备注 |
1 |
张三 |
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2 |
李四 |
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3 |
王五 |
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4 |
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5 |
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6 |
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7 |
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8 |
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9 |
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10 |
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11 |
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