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远程归档
作者:佚名    文章来源:本站原创    点击数:5392    更新时间:2012-12-2

    档案馆目前档案材料归档实行部门立卷,由各部门对档案进行收集整理并在档案馆档案管理系统中录入相应条目。

    德立信高校档案管理系统网址:http://172.27.1.100/web2010    附:德立信高校档案管理系统简易操作说明

                                       档案的收集、整理一般知识与方法

 

档案是国家机构、社会组织和公民个人在实践活动中直接形成的有一定保存价值的各种形式的历史记文书档案一般反映政治生活、行政事务管理活动的历史记录。整理档案主要要求掌握各类档案的归档范围,保管期限,分类组卷方法:
一、档案的归档范围和保管期限
   
各单位的工作职能不同,形成的文件材料也不同,归档范围也不同,各自有具体的归档范围,也有共同规律,也就是看这些文件材料对本单位的关系如何?就是有无凭证作用或对本单位将来工作有无参考价值?从这一点出发可以有一个基本概念,对上级文件、本级文件,同级文件和下级文件材料那些要归档,哪些不要归档就有一个数。
   
上级文件要归档的主要有二部分文件材料:一部分是针对本单位发的文件,如有关本单位机构、人事、职称、工资、福利、经费、物资、奖惩等方面的批复、通知、通报,这是最重要的依据材料,有的要永久保存,有的要长期保存。另一部分是国家、省、市县各部门发的法律、法规、政策规定,以后要作为执行的依据,要归档作为短期保存。
   
本单位的文件材料基本上都要归档,不仅仅是正式发文,不是红头文件的计划、总结、汇报、领导讲话、登记表、统计表、会议记录等等都要归档。重要的永久,一般的长期,作用不大的短期。
   
同级机关,兄弟单位的材料主要看与本单位是否有关系,一般的参阅件不必归档,但合同、协议,重要的来往信件要归档,有的与本单位的文件材料一起归档(如合同、协议)重要的永久,一般的长期。
   
下属单位的重要文件、制度、计划、总结、统计报表要归档,重要的长期,一般的短期。
二、一般文书档案的整理方法
()文书立卷责任部门:
   
文书档案一般由文书、收发人员收集齐全,立卷归档,我校实行文书处理部门立卷制度。这样可以使材料收集更为齐全,文件材料的形成规律和相互关系也容易弄清楚。档案馆只是对立卷完整性及质量进行指导检查。
(
)文书立卷的基本要求和主要方法:
   
文书立卷的基本要求是遵循文件材料的形成规律,保持文件之间的有机联系,区别不同价值,便于保管和利用。
   
文书立卷的主要方法是四分四注意
    1
、分年度,注意文件形成年度和针对年度相结合。 一般文件要按文件形成的年度立卷,特殊文件要按针对年度立卷,如计划、总结、统计报表要按针对年度立卷。
    2
、分级别,注意上下级文件之间的密切联系。 一般文件应把上级、下级与本级文件分开组卷;但请示与批复,来文与复文应与本单位文件一起组卷,转发上级文件可以与上级文件一起分类组卷。
    3
、分类别,注意问题的专门性和问题之间的联系, 按分类方案分成若干类,如企业先按四大类分开,每一大类再按文件多少分成若干卷。
    4
、分保管期限,注意保持问题的完整性。一般需要永久、长期、短期保存的文件应分别组卷,但为了保持文件间的有机联系,少量保管期限短的文件与保管期限长的文件一起组卷时,保管期限从长。
(
)文书立卷的操作程序:
    1
、初步立卷:根据每年形成的材料数量, 剔除不归档文件,按四分四注意的方法组成案卷。
   2
、拟写案卷题名。 案卷题名应当准确概括本卷文件的制发机关、内容、文种,文字应力求简练、明确,一般案卷题名应具备作者、内容、文种三要素,如涉及重要地区的要标出地区,涉及特定时间的要标出时间。
   
例:人事处等关于劳动、人事、工资方面的通知;
   
湖南师范大学与江苏十一个单位签订的设备见购买合同;
   
湖南师范大学一九九八年教学统计年报表;
   
湖南师范大学一九九八年一月至十二月校长办公会议记录;
   
湖南师范大学第五届职代会第一次会议文件材料等。
    3
、卷内文件排列与编号
   
卷内文件排列
   
密不可分的文件应当依序排列:正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;批复在前,请示在后;转发件在前,被转发件在后;多种文字的同一文件,中文在前,其他文字在后;处理同一问题的文件与电报应根据内容和文件一起依次序排列;案件材料结论、决定、判决材料在前,依据材料在后。一般文件可按问题或时间顺序排列。对于作者、问题、名称单一的案卷,可按形成时间先后排列;由一个作者几个问题的案卷,按问题分成几组,每组按时间排列;由一个问题几个作者的案卷,可先按作者分开,每组按时间排列;几个作者几个问题的应先分问题再分作者,再按时间排列;涉及几个地区的,应先分地区,再按时间排列。
   
卷内文件编号
   
装订的案卷要编页号,卷内文件凡有文字、图象等页面都应每页编写一个号,空白页不编号。编写应该用阿拉伯数字每卷从1开始,文书档案在正面的右上角, 背面的左上角编写页号。不装订的文件编件号,要盖档案号章,在档案号章内写档号、件号。

4、在档案管理系统中录入档案条目

在档案管理系统中主要录入两类条目:案卷条目和卷内文件条目。案卷条目是反映整本案卷目录信息的条目,涉及到整个案卷的题名,归档部门,档案材料的时间范围等,类似于书本的书目信息。另一种条目是卷内文件条目,它是每个案卷内具体的文件条目信息,如文件题名、责任者、发文时间等,类似于书本的书内目录。

 

卷内目录的几个重要概念:

顺序号是卷内文件排列顺序,即件号;
文号应写发文字号,例:校行发[1998]1号,其中的括号统一用半角的“[ ]”;
责任者即文件作者,应写全称或规范化简称,不能写发文代字。
文件标题:原文件有标题的照抄(但原文标题有换行,录入电脑时请去掉换行);原文件无标题的要拟标题;用文种充当标题的要拟出标题;原标题不能反映内容的要改写标题。自拟标题应加[ ]号;

例如:通知  [关于XX会议的通知]。会议记录,会议纪要等正题名应概括出会议主要议题,不宜简单登记为"XXX单位会议记录"。如果所著录文件为干部任免、职称评定、先进表彰等涉及到具体人员或集体单位的文件,文件名无法全面反映文件所涉及人名及集体单位的,请将相应的人名及集体单位单位补充添加到文件名中,每个人名或单位名称用“、”隔开。如果所著录的文件有附件,可参照本条下面的“‘附件’的著录”的说明进行著录。

[]“附件”的著录

a.“附件”是指文件正文之后的附加材料,凡具有独立检索意义的附件(即若不单独著录则不便检索查询),应作为一个“特殊件”另行著录。如果附件题名能在正文题名中明确体现的,或可以用简短文字在正文题名后括号内表明的,如(附1…2…3)。一般无需再另行著录。

b.需要著录的附件主要是带有文号的附件或附件之题名不能在正文题名中明确体现的材料。凡需要著录的附件,按“一件”对待另行著录。所不同的是,为表明该附件与正文的区别和联系,应在附件的题名前输入正文的“文号+附件:。例如:教高司函[2003]75号文件的附件:如果文件正文之后有多个附件需要著录时,可按顺序给附件进行编号。例如“教高司函[2004]223号文件的附件1教高司函[2004]223号文件的附件2”等。附件的页数作为一件另行计算,不包括在正文页数之中,由此产生的其它问题,可灵活解决,在保证检索的前提下适当照顾其它因素。

c.著录附件时,一般只需著录责任者、题名、文号、时间四项

⑤日期填写,统一用8位数字表示,如“20090608”。
⑥页号:填写页码,每份文件第一页的页码。
⑦密级:
a.
涉密文件按文件或案卷标注的密级选择,如案卷内有一份文件或多份文件有密级,则该案卷按卷内文件的最高级别定密。
b.
非涉密文件而又不能公开的档案可确定为“内部”。
c.
凡文件在归档时已通过报刊、网络等形式公布的,或文件内容属于行政法规、表彰性的,或文件形成部门认为可以公开利用的文件可确定为“公开”。

5、填写卷内备考表

卷内情况说明:填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。案卷立好以后或发现的问题由有关档案管理人员填写并签名、标注时间。
   
立卷人由责任立卷者签名,检查人由案卷质量审核者签名;立卷时间填写完成立卷日期。 卷内备考表模板在档案馆网站首页有下载。
6
、案卷封面填写
  
案卷封面目前暂时由档案馆统一进行打印,需要由各部门打印时再另行通知。
7
、案卷装订
  
案卷各部分排列顺序:案卷封面-卷内目录-文件-备考表-封底。
  
装订前要拆除金属物,把文件叠齐,下边左边要齐,然后三孔引一线装订,也可使用不锈钢夹装订。

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