附件一：湖南师范大学党群、行政类档案归档细则

序号

归档内容

保管期限

党务综合（DQ11）

1

上级党组织有关党的建设的文件材料(如文件是针对本校的，则永久保存)

长期

2

本校党代会文件材料

⑴   大会计划、通知、工作报告、议程、决议、总结、记录、发言稿、领导讲话稿、照片、录音、录像；大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单；候选人登记表和情况介绍；大会选举办法、选举结果和上级批复等。

永久

⑵   大会提案及办理情况；会议简报、会议情况、反映记录、小组会议记录等。

长期

⑶   会议参考文件；工作人员名单；工作证、列席证及选票式样。

短期

3

本校党委会、常委、党委扩大会、书记校长联席会、分党委、总支书记会、党委中心组的会议记录、纪要、决议及会议讨论通过的文件和重要汇报材料等。

永久

4

党委工作计划、总结(包括经验总结)

永久

5

党委上报上级党委的报告(包括调查报告)、请示及批示、批复

永久

6

党委发布的决定、办法、指示、批转、通报和通知

永久

7

以党委名义召开的工作会议材料

永久

8

校党委和上级党委调研、检查、巡视学校工作形成的文件材料

永久

9

党委负责同志在校内的重要讲话稿及参加上级召开会议的发言稿、声像材料

永久

10

党委关于专题性问题的调查材料、情况反映和汇报材料

永久

11

党委《工作简报》、《督办通报》

永久

12

党委工作大事记、党群系统启用印章的文件和印模

永久

13

党群系统重要统计材料、基层报表、保密工作计划、总结、调查汇报材料及记录

永久

14

党委办的工作计划、总结

永久

15

以党委办名义下发的文件材料

永久

16

党办编印的《内部参考》、《思想动态》等简报

长期

17

重要的群众来信来访及处理材料

长期

18

党委各部、室、分党委、各总支报校党委的工作计划、总结、报告、请示及党委批复

长期

19

党委与外单位联系、协商工作的来往文件

长期

20

分党委、总支、直属支部的工作计划、总结、重要报告、经验介绍、调查材料、会议记录和统计表

长期

21

分党委、总支、直属支部建党工作及有关材料

长期

22

分党委、总支、直属支部人员奖励及有关材料

长期

(二)纪检会(监察处)

序号

归档内容

保管期限

纪检、监察（DQ12）

1

上级关于纪检监察工作的文件

长期

2

本校纪检、监察工作规章制度

长期

3

纪检、监察工作计划、报告、总结、调查材料

永久

4

上报上级机关的请示、报告及批示、批复

永久

5

校纪委(监察)会议记录

长期

6

党员处分、复查材料及本校违纪案件检查处理材料

长期

7

纪委(监察)工作的统计报表及有关分析材料

永久

8

校纪委及分党委、总支纪检委员名单

长期

9

校监察员及各部门监察员名单

长期

10

群众来信来访及处理意见

短期

(三)组织部(党校)

序号

归档内容

保管期限

组织（DQ13）

1

上级关于组织工作的指示、决定、通知、简报

长期

2

本校组织工作计划、总结、决定、报告、调查材料

永久

3

本校组织机构设置、变动的报告及决定、批复、通知

永久

4

落实政策的有关文件材料

长期

5

表彰先进的文件材料

长期

6

组织部专题调研、经验交流、党费收支情况材料

长期

7

副科级以上干部任免、调动和离休报告、决定、批复、通知等(包括上级批准的、要附任免报表)

永久

8

副处级以上干部名册

永久

9

分党委、党总支、支部改选、增补报告及审批材料

长期

10

干部名册、党员名册、各总支、支部委员名册

长期

11

关于吸收新党员、预备党员转正、延期或取消资格、党员退党的文件材料

长期

12

发展新党员、预备党员转正名册、党员转出组织关系及介绍信存根

长期

13

党员和党组织统计年报及其他统计材料

永久

14

干部离休、待遇及更改工作时间的文件材料

长期

15

上级关于党校工作的文件

长期

16

本校党校工作计划、报告、汇报、总结

永久

17

党校举办各类培训班的计划、学员名册和其他材料

长期

(四)宣传部

序号

归档内容

保管期限

宣传教育（DQ14）

1

上级关于宣传教育工作的文件

长期

2

本校宣传工作计划、决定、报告、通知、总结、汇报、请示及批复等

永久

3

宣传教育工作管理制度、办法及规定

长期

4

政治理论学习的决定、通知、计划、总结

长期

5

教职工政治思想工作动态及调查材料、情况反映

长期

6

思想政治工作典型调查材料和统计报表

长期

7

反映本校重大活动的剪报、图表、新闻报道、通讯

永久

8

电视台、电台和重要报刊报导我校情况的文章、录音、录像材料

永久

9

《湖南师大新闻》编辑文字、录像带或光盘

永久

10

学校开展的大型活动、上级来校视察的声像材料

长期

11

校报每年的合订本

长期

(五)统战部

序号

归档内容

保管期限

统战（DQ15）

1

上级关于统战工作的文件

长期

2

本校统战工作计划、决定、报告、通告和总结

永久

3

统战工作情况调查、典型材料、统计报表

永久

4

统战工作座谈会记录、纪要及统战工作重要会议记录

长期

5

本校各级人大代表、政协委员名单及审批材料

永久

6

台、港、澳和侨务工作材料

长期

7

侨务对象、台胞、台属名册

永久

8

本校各民主党派的组织机构及成员、负责人登记表、名册及有关材料

永久

9

各民主党派上级组织的文件

长期

(六)学生工作部(处)

序号

归档内容

保管期限

武装（DQ18）

1

上级有关武装、人防、民兵、军训工作的文件

长期

2

武装工作计划、总结、调查报告

永久

3

上报的报告、请示及批示、批复

永久

4

武装工作方面的规章制度、管理办法

长期

5

军训工作计划、总结、报告、汇报、军训简报及军训机构成员名单等文件材料

长期

6

军事课教学计划、教学大纲、试题

长期

7

学校人防工作的文件、材料

长期

8

有关征兵工作的文件材料

长期

9

武装工作的统计年报及重要报表

永久

10

复员、转业、退伍军人、军烈属名册或登记表

长期

学生工作（DQ19）

1

上级有关学生工作的文件

长期

2

本校学生工作计划、报告、总结、管理工作文件

永久

3

上级有关学生思想政治工作的文件(针对本校的)

永久

4

本校有关学生思想政治工作的决定、通知、条例

永久

5

学生思想政治工作的典型材料和统计

长期

6

关于学生思想政治工作队伍的选拔、管理文件

长期

7

各院(系)学生政治工作人员名单

长期

8

学生奖惩、奖学金、贷款等文件材料

长期

(七)校工会

序号

归档内容

保管期限

工会（DQ16）

1

上级有关工会工作的文件

长期

2

教代会、工代会文件材料

(1)教代会、工代会计划、通知、工作报告、议程、决议、总结、记录、领导讲话稿、大会发言稿、照片、录音、录像；大会主席团、秘书长、代表和列席代表名单；侯选人登记表和情况介绍；选举办法、选举结果和上级批复等

永久

(2)大会提案及办理情况；会议简报、会议讨论情况及反映记录等

长期

(3)会议参考文件、工作人员名单、工作证、代表证、列席证及选票式样

短期

3

有关工会工作的报告、请示及批示、批复

永久

4

校工会工作计划、总结及综合汇报材料

永久

5

校工会的决定、管理办法及有关文件材料

永久

6

表彰工会先进集体、个人的材料、名单

长期

7

工会组织大型文体活动的文件材料

长期

8

工会基本情况统计材料

长期

9

基层工会干部名册、会员名册

长期

10

反映女工工作、家属工作的文件材料

长期

(八)校团委

序号

归档内容

保管期限

共青团（DQ17）

1

上级关于团的工作文件

长期

2

本校团代会文件(通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话稿、大会发言稿和大会通过的文件)

永久

3

本校学代会文件(通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话稿、大会发言稿和文件)

永久

4

团委工作计划、报告、总结及规章制度

永久

5

团委工作典型调查材料

长期

6

表彰和奖励先进团支部、优秀团员的材料

长期

7

处分团员的材料及复查材料

长期

8

批准入团、离团材料及名单

长期

9

团干部名单、团员名册

长期

10

团组织状况、团员思想调查、分析材料

长期

11

学校基层团组织统计报表、团费收缴使用情况

永久

12

学生会文件材料

长期

13

研究生会文件材料

长期

14

本校学生组织参与的各种学会、社团的有关材料

长期

15

校团委、学生会组织大型活动的有关材料及参加各项竞赛活动获奖的有关材料

长期

16

学生社会调查、社会实践的文件材料

长期

(九)校友总会

序号

归档内容

保管期限

校友会（DQ25）

1

校友工作材料

长期

2

校友总会简报及情况反映

长期

3

校友录

永久

4

校友理事会名单

永久

5

校友捐款名单及赠言、贺电、贺信、贺礼

长期

6

反映校友总会活动情况的文件材料及有关的声像材料(重要的则永久保存)

长期

序号

归档内容

保管期限

行政综合（XZ11）

1

上级有关高校行政工作的综合性文件(包括国务院、省政府文件)

长期

2

本校教育事业规划、计划及上级批复

永久

3

全校性的规章制度、决定、条例、办法、通知、通告

永久

4

学校年度、学期工作计划、总结

永久

5

学校上报上级机关的报告、请示和批示、批复

永久

6

校务委员会、校长书记碰头会、校长办公会议记录、纪要及会议讨论通过的文件

永久

7

全校性工作会议、座谈会记录

长期

8

校领导在校内会议上的重要讲话稿、参加校外会议发言稿及有关声像材料

永久

9

全校性会议的照片、录音带、录像带

永久

10

学校获荣誉称号的奖状、锦旗、奖杯等实物或照片

永久

11

学校评估材料

永久

12

上级领导来校视察、检查工作的讲话、报告、题词及有关声像材料

长期

13

学校各单位的请示及学校的批复(分类立卷)

长期

14

有关全校性工作的调查材料和经验总结

永久

15

学年报表及综合统计材料

永久

16

学校统计年鉴

永久

17

启用印章的文件及印模

永久

18

学校大事记、简报、信息、动态等

永久

19

本校历史沿革、情况介绍

永久

20

校史、校志、校庆工作材料

永久

21

本校与校外单位签字的协议、合同及重要的来往函件等

永久

22

重要的电话记录和备忘录

长期

23

重要的来信来访材料及处理结果

长期

24

普选工作材料

短期

25

校办的工作计划、工作总结及岗位职责

永久

26

校办管理工作中形成的文件材料

长期

27

附校委员会计划、总结、会议记录和纪要

长期

28

院、系、所、中心会议记录纪要、简报、工作计划、总结、报告

长期

29

院、系、所、中心统计年报及重要资料

长期

(二)人事处

序号

归档内容

保管期限

人事（XZ12）

1

上级机关有关人事工作的文件

长期

2

本校人事工作规章制度、办法、决定

长期

3

人事工作计划、报告、总结、请示及批复、调查材料、会议记录

永久

4

关于机构、编制规划、计划报告及上级批复

永久

5

关于校内机构设置、变化的文件材料

永久

6

人事处权限内的干部任免文件及名册

永久

7

表彰和奖励先进集体、先进教职工的文件材料

长期

8

处分教职工的文件材料和复查、撤销处分的文件材料

长期

9

教职工动态月报

长期

10

师资培养、管理工作计划、规定、总结

永久

11

教师进修计划、安排、总结、出国学习、攻读学位的材料

长期

12

教师工作量的规定及执行情况

长期

13

教师业务考核材料

长期

14

职工教育培训计划、规定、总结

长期

15

职工培训课程安排、名单及结业情况

长期

16

有关人事、劳资、编制、人员基本情况等各类统计报表

永久

17

教职工名册(分单位的总册、分类名册、增减名册)登记表

永久

18

教研室、研究室正副主任名册

长期

19

教职工评定、聘任专业技术职称文件材料及上级批复(按类立卷、要求附审核表)

永久

20

教职工工资调整的文件材料

长期

21

教职工工资调整汇总表、名册

长期

22

教职工转正定级材料

长期

23

教职工招聘、录用、调入的有关材料及商调函件(包括转移行政、工资关系、介绍信)

长期

24

招工招干的文件材料及上级批复

长期

25

教职工调出的有关材料(包括转移行政、工资关系、介绍信存根)

长期

26

教职工援外和支援边远地区材料

短期

27

教职工退职、离职、辞职、辞退、复职、留职停薪和出国的有关材料

长期

28

教职工离休、退休及有关荣誉证书授予工作的材料

长期

29

教职工退休后留用、延聘、续聘的文件材料

长期

30

教职工死亡、抚恤、工伤、评残的文件材料

长期

31

教职工养老保险、医疗保险等有关福利工作的文件材料

长期

32

使用临时工、合同工的有关材料

长期

33

重要的来信来访及处理材料

长期

(三)审计处

序号

归档内容

保管期限

审计（XZ13）

1

上级有关审计工作的文件

长期

2

本校审计工作方面的规章制度、管理办法

长期

3

审计工作计划、总结、调查报告、情况反映、综合汇报材料

永久

4

审计工作统计年报及重要报表

永久

5

重要的来信来访及处理结果

长期

6

专项审计按国家审计署、国家档案局发布的《关于审计档案管理工作的规定》和《审计文件材料立卷归档工作程序》执行

(四)保卫处

序号

归档内容

保管期限

保卫(XZ14)

1

上级有关公安保卫、综合治理、消防工作的文件

长期

2

本校公安保卫、综合治理、消防工作方面的规章制度、管理办法、职责范围

长期

3

本校公安保卫、消防工作计划、总结、报告、请示及批复、调查材料、统计报表

永久

4

表彰、通报的文件材料

长期

5

本校师生员工案件的侦察、调查、处分结论材料及上级的批复、判决书

长期

6

本校师生员工案件的平反、复查处理结论及上级批复、判决书

长期

7

本校要害部门的公安保卫、消防工作

长期

8

本校安全措施和隐患解决方案

长期

9

本校有关综合治理的文件以及与兄弟单位往来函件协议

长期

10

本校治安、保卫、消防安全负责人名册

长期

11

教职工和学生出国、去港澳台的请示报告及批复文件、登记表、统计表

长期

12

保卫工作简报

长期

(五)后勤与产业管理处  固定资产管理处   后勤集团

序号

归档内容

保管期限

总务(XZ15)

1

上级有关总务后勤工作的文件

长期

2

本校总务(后勤)工作各项规章制度、管理办法

长期

3

本校总务(后勤)工作计划、总结及汇报材料

长期

4

后勤处、后勤集团上报学校的报告、请示及有关批复

长期

5

关于膳食工作、爱国卫生工作计划、总结、规定、通知、简报、通报等文件

长期

6

三废治理工作的文件材料

长期

7

后勤处、集团与下属单位签订的合同、协议

长期

8

后勤处、集团与有关单位的重要往来函件

长期

9

上级有关计划生育工作的文件

长期

10

本校计划生育工作的计划、总结、综合汇报材料

长期

11

计划生育的规章制度、管理办法

长期

12

计划生育情况的统计年报及领取独生子女证名册、计生干部名册

长期

13

有关校办产业方面的文件材料

长期

14

房屋、房地产管理、调配使用、转移的规定、办法、条例、决定、登记表、统计、总结等材料

长期

15

有关家具配置、水电设施、维修与电话安装、地上地下管道线配置图表等文件材料

永久

(六)档案馆  图书馆

序号

归档内容

保管期限

档案、图书、文博(XZ16)

1

上级有关图书、档案、文博工作文件

长期

2

本校档案、图书、文博工作计划、总结、报告、请示与批复及综合汇报材料

永久

3

档案、图书、文博工作的规章制度、管理办法

长期

4

档案、图书、文博概况、发展规划、藏品目录及统计年报

永久

5

档案、图书、文博部门与校外交流的有关材料

长期

6

档案工作检查评比、表彰活动形成的文件材料

长期

7

档案馆指南、全宗介绍、档案销毁清册

永久

(七)离退休工作处

序号

归档内容

保管期限

离退休工作(XZ17)

1

上级有关离休、退休工作的文件

长期

2

离退休处工作计划、总结及汇报材料

长期

3

有关离退休工作的管理文件

长期

4

离休、退休人员名单

长期

5

离退休人员增减情况统计表

长期

6

关工委的有关文件材料

永久

(八)医院管理办公室

序号

归档内容

保管期限

医政管理(XZ18)

1

上级有关医政管理工作的文件

长期

2

医政管理工作规章制度

长期

3

医政管理工作计划、总结、报告、调查材料、统计报表

长期

(九)各校区办公室

序号

归档内容

保管期限

校区工作(XZ19)

1

校区办公室的工作计划、总结

长期

2

规章制度、管理办法、职责

长期

3

综合汇报材料及情况反映

长期

4

校区办公室与外单位重要的往来函件、合同、协议

长期